読書でビジネス力をアップする（第49回） 昭和の仕事術から脱却することでバージョンアップ

ビジネス本

公開日：2019.06.06


仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！
飯田剛弘 著
明日香出版社

　仕事術の本です。ミスを回避し、一定の品質を担保しながら、しっかりと納期に間に合わせる。しかも定時に仕事が終わる。そんな時間に追われない新しい働き方が分かります。

　忙しい時代です。昔に比べて、やるべきことは格段に増えていると感じます。これを、投下時間の追加や気合で乗り切るのは不可能です。仕事のやり方や考え方を、根本から変えるべきです。

　カギを握るのは、デジタルカレンダーなどの新しいテクノロジーの活用です。そのためには、まず自分自身の意識や知識をアップデートするべきです。その具体的な方法が書いてあります。

　いつも締め切りに追われて、締め切りぎりぎり、場合によっては数日遅れ、しかも慌てているので品質も下がる――そんな悪循環に陥っている人は少なくないようです。悪いスパイラルを断ち切るには、スケジュール管理です。しかし、手帳やTo Doリストなど、従来型の手法を活用するだけでは不十分です。仕事の量だけでなく、質も変わっているからです。

　そんな古い仕事のやり方と決別し、新しい仕事のやり方が学べます。プロジェクトマネジメントの手法を取り入れた方法です。仕事に取り入れれば、重要な業務に集中でき、早く仕事が終わります。期限が守れるようになることはもちろん、マイペースで仕事を進められますので、ミスを減らすことができ、気持ちに余裕が生まれます。仕事のストレスからも開放されます。

デジタル化を怖がらず、真の段取りを始めよう！

　「楽に成果を出したい」「余裕を持って仕事をしたい」「ミスを無くしたい」「定時に帰りたい」と、色々とやってみたものの「いまひとつうまくいかない」というビジネスパーソンにオススメします。

　膨大な仕事を、個人の頑張りで乗り切るのは不可能です。それこそが、日本古来のあしき習慣として、非難にさらされている非合理的な方法です。新しい問題に対処するには、新しい解決策が必要です。例えば、デジタル機器やアプリを駆使することです。それを受け入れ、使いこなすことこそが、時代に取り残されない唯一の方法だと思います。

　そう言うと必ず否定的な意見で対抗する人が現れます。例えば「スケジュール管理は手帳に限る」だの、「資料はやっぱり印刷してほしい」だの、「コミュニケーションは電話だ」などです。しかし、この変なこだわりの成れの果てこそが、世界最低水準の生産性しか持たない組織を生み出してきたのだということを、いい加減自覚するべきだと思います。

　本書には、そんな昭和の仕事術を脱却し、デジタルカレンダーなどの新しいテクノロジーでスケジュールを管理する方法が、色々と紹介されています。参考になります。これまで当たり前と思ってきた仕事のやり方の限界や弊害も教えてくれます。例えばマルチタクスの弊害です。私たちは、忙しいときほど、複数の仕事を同時進行しがちです。

　しかし、同時進行は作業効率を落とすそうです。確かに原稿や企画書の作成中に電話や部下からの相談があると、途端に効率が落ちます。どこかにこもってやるほうが、格段にはかどります。

　また、To Doリストの限界も指摘します。私も使っていますが、確かにやり残しが起きがちです。原因は、スケジュールへの落とし込みがないこと、そして重要性や所要時間の混在だそうです。解決策は「何を、いつやるか」決めておくことです。つまり「やるべきこと」を、すべてデジタルカレンダーなどに入れるのです。こちらも早速やってみたいと思います。

　このように、仕事を合理的かつムダなく管理し、処理していく、今どきの方法が、色々書いてあります。共感できるところをいくつか取り込むだけでも、大きな効果が見込めると思います。

執筆＝藤井 孝一（ビジネス選書ＷＥＢ）

ビジネス書評家、読者数５万人を超える日本最大の書評メールマガジン『ビジネス選書＆サマリー』の発行人。年間1000冊以上の書籍に目を通し、300冊以上の書籍を読破する。有名メディアの書評を引き受けるほか、雑誌のビジネス書特集でも、専門家としてコメント。著書は『読書は「アウトプット」が99%』(知的生きかた文庫)のほか、『週末起業』など、累計50冊超、うちいくつかは中国、台湾、韓国でも発刊されている。

【T】

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