時短エクセル（第80回） 「パワークエリ」で複数シートを1つにまとめる

パソコン スキルアップ

公開日：2024.07.01

　月別の売り上げデータを管理するとき、同じフォーマットを使ってシートごとに分けているパターンは多いだろう。それを手作業で1つのシートにまとめようとすると、一つひとつコピー＆ペーストしていく必要があり、時間がかかる。また手作業の場合は1行ずれて上のデータを上書きしてしまう、といった人的ミスが発生する可能性もある。

　こんなときは「PowerQuery（パワークエリ）」という機能を使って結合しよう。前回はこの機能を使ってPDFファイルなどの表をエクセルに取り込む方法を紹介した。パワークエリは外部データの取得、結合、集計など、データ分析のために必要な前段階の作業を自動化できる便利な機能だ。使いこなせばかなりの時短を実現できるだろう。

売り上げデータファイルをPowerQueryエディターに取り込む

　まず、複数シートに分かれているブックを、新しいブックの1つのシートに取り込むためにPowerQueryエディターに取り込む手順を紹介する。新規のブックを開いて、「データ」タブの「データの取得」からファイルを指定する。

これが元データ。1月～6月までの売り上げデータがシートに分かれている

 

「データ」タブの「データの取得」－「ファイルから」－「Excelブックから」を選ぶ

 

「データの取り込み」ダイアログボックスが開くので、取り込みたいExcelファイルを指定する

 

「売上データ2023.xlsx」を選んで「データの変換」をクリックする

 

PowerQueryエディターが開く

 

　PowerQueryエディターにデータが取り込まれたら、必要なデータだけを取り込む作業に進む。

PowerQueryエディター上で加工する

　次に、PowerQueryエディター上で不要なデータを削除したり表の形を整えたりなど、加工を施す。

ウインドウ右にあるクエリの設定から名前を変更する。最終的にはシート名になるので、拡張子は不要

 

ここで必要なのは「Data」という列だけなので、「Data」部分をクリックして列を指定し、メニューから「列の削除」－「他の列の削除」をクリック

 

「Data」列だけが残った

 

　もちろん1列ずつ選択して「列の削除」をしてもよいが、残すのが1列ならこの方法でそれ以外の列を一気に削除した方が効率的だ。

「Data」列の右端にあるボタンをクリックし、「OK」をクリックする

 

各シートのデータが統合された

 

　上記画面は、ウインドウ右にあった「クエリの設定」は「×」で閉じた状態。「クエリの設定」を再度開きたい場合は「表示」－「クエリの設定」をクリックすればよい。

　この表で項目にしたいのは、1行目の「店舗名」「梅田店」「心斎橋店」…という部
分。ここを項目にするための便利なメニューがある。

メニューから「1行目をヘッダーとして使用」をクリック

 

これで項目名が指定できた

 

　ただし、各シートにも同じように項目行がある。この項目行は不要だが、シート分だけ行を指定して削除するのは手間がかかる。ここでも時短できるテクニックを使おう。

「店舗名」の右端のフィルターボタンをクリックし、「店舗名」のチェックを外す

 

これで2列目以降も項目行が非表示となった

 

PowerQueryエディターを閉じてデータを取り込む

　ここまでできれば、あとはPowerQueryエディターを閉じてエクセルにデータを取り込めばよい。

メニューから「閉じて読み込む」をクリックする

 

テーブルとなってエクセルに取り込まれた。PowerQueryエディターで付けた名前がシート名となる

 

　このようにパワークエリを使えば、別シートになっているデータを簡単に結合できる。さらに、複数のブックにある表を1つの表に集約したり、月次で更新する表を追加、更新したりするのも容易だ。

【ダウンロード】
「時短エクセル」　「パワークエリ」で複数シートを1つにまとめる　のお試しファイルのダウンロードはこちらから（Excelファイル2つ）
売上データ2023.xlsx
売上データ2023_結合後.xlsx

※解説用画面はWindows 11上でMicrosoft 365のExcelを使用。一部メニュー名などが異なる場合がある

執筆＝内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

【T】

あわせて読みたい記事

  • 目的別ショートカットまとめ（第44回）

    【ファイル操作編】右クリックメニューやプロパティを表示するショートカットキー

    パソコン スキルアップ

    2025.01.24

  • 時短エクセル（第86回）

    都道府県別データを3Dマップで表現する

    パソコン スキルアップ

    2025.01.21

  • 目的別ショートカットまとめ（第43回）

    【Windows編】画面のスクリーンショットや切り抜きに便利なショートカットキー

    パソコン スキルアップ

    2025.01.10

「パソコン」カテゴリーから探す

連載バックナンバー

時短エクセル

もっと見る

カテゴリー　一覧