時短エクセル（第1回） 大きな表はショートカットキーを駆使して時短

パソコン スキルアップ

公開日：2018.01.09

　「Excel」は、業務には必須の表計算ソフトだ。売り上げの表を作成して合計や平均を自動的に計算させたり、表からグラフを作成して、視覚的に分かりやすく表現したりするのに非常に重宝する。

　しかし、用途はこれだけではない。スケジュール表・プロジェクト管理表などを作成するといった用途にも適している。これらの表は日付ごとだったり、細かい作業ごとだったり、大きな表になりがちだ。

　今回は、大きな表をスムーズに操って、時短できる「ショートカット」のワザを紹介しよう。

表の上端と下端を瞬時に行き来できる

　1日1行、365行の仕事管理表があるとする。12月あたりを見ているときに、1月の内容を参照したくなったら、あなたならどうするだろうか。

　スクロールバーを使う？マウスのホイールを使う？いずれも、365行程度ならまだなんとかなるが、何千行もある表だとかなり時間がかかる。

　そんなときは迷わずショートカットキーを使おう。下端にいるときに上端を見たいなら「Ctrl」キーを押した状態で「↑」キーを押す。これで瞬時に上端に移動できる。上端にカーソルがある場合は、「Ctrl」＋「↓」で下端にジャンプできる。

表の下端から上端へ一気にジャンプできる

　ほかに以下のような類似のショートカットキーもある。

　「Ctrl」＋「Home」：左上端にジャンプ
　「Ctrl」＋「End」：右下端にジャンプ
　「Ctrl」＋「→」：右端にジャンプ
　「Ctrl」＋「←」：左端にジャンプ

　ただし、途中に空白セルがある場合は、期待通りの位置にジャンプできない。この表の場合、上端や下端にジャンプしたい場合は、日付の列にカーソルがある状態で操作するとよい。

　個人的には、「Home」や「End」はノートパソコンでは別のキーと一緒に押さなければならなかったり、フルサイズのキーボードでもちょっと離れた位置にあったりするため、あまり使っていない。縦に長い表は「Ctrl」＋「↓」と「Ctrl」＋「↑」を使い、横に長い表は「Ctrl」＋「→」と「Ctrl」＋「←」を使う。縦横ともに巨大な表はその両方を組み合わせて操作する、というのが筆者のやり方だ。

同じ内容を入力するなら「Ctrl」＋「D」

　連日のミーティング、3日続けての動作検証など、同じ内容を入力することは多い。そんなとき、そのたびに手入力するのはもちろんナンセンスだ。「Ctrl」キーを押しながらドラッグしてコピーする手もあるが、セルの端をつかむのに案外神経を使ったりする。「Ctrl」＋「C」→「Ctrl」＋「V」もあるが、2段階の操作が必要になる。

　そんなときは「Ctrl」＋「D」のショートカットキーが超絶便利だ。上のセルと同じ内容をコピーしてくれるのだ。左の小指で「Ctrl」キーを、左の人さし指で「D」キーを押すと非常に押しやすく、快適だ。装飾を施したり太字にしたりしている場合は、もちろんそれらの書式も反映される。

「Ctrl」＋「D」キーで上のセルをコピーできる

同じ列のデータをリスト表示する「Alt」＋「↓」も便利

　同じ列で以前入力したデータをまた使いたいという場合は、「Alt」＋「↓」が便利だ。キーを押すと、その列で使用したデータがリストで表示されるので、そこから選ぶだけでよい。「↓」で入力したいデータを選択し、「Enter」キーを押せば入力できる。マウスに手を動かすことなくキーボードだけで処理できるので、効率がよい。

　このワザは、記入する内容が比較的少ないときに威力を発揮する。数が多いと、リストから探すより入力したほうが早い場合もあるので、状況に応じて使い分けるのが通だ。

その列に入力した文字列が一覧表示されるので、ここから選べばよい

文字入力後、そのセルにとどまるには「Ctrl」＋「Enter」

　この仕事管理表では、どのようなタスクがあったかを簡単に記載し、タスクがあったところは、プロジェクトごとに色を分けて背景色を設定している。プロジェクトごとに別の色を付けることで、視覚的により分かりやすくなるからだ。文字入力したあと、すぐにそのセルに色を付けるなど装飾を施したい場合は、「Enter」キーや「Tab」キーではなく、「Ctrl」＋「Enter」キーを押そう。するとアクティブセルがそのセルにとどまり、すぐに装飾が可能だ。

　このように、大きな表でのカーソル移動や文字入力、装飾といった作業は、ショートカットキーを使うことによって時短できる。時短できたその時間は、企画立案やデータ分析といったクリエーティブな仕事に使えるようにしたい。

※第2回は2月5日（月）公開

執筆＝内藤 由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

【T】

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