時短エクセル（第3回）使う機能を常時表示。ワンクリックで時短

公開日：2018.03.05

　「ファイルを開く」「新規にファイルを作成する」「印刷する」などは、エクセルの中でも非常に使用頻度の高い機能だろう。こういったよく使う機能は、すぐに利用できるようにしておくべきだ。それらの機能を実行するたびにタブをクリックしてメニューを選んで…とやっているなら、ぜひともワンクリックで実行できるようにしよう。

クイックアクセスツールバーに機能を追加する

　画面左上にいくつかアイコンが並んでいるのが、「クイックアクセスツールバー」と呼ばれるもの。ワンクリックで機能を実行できる。初期値で「上書き保存」や「元に戻す」、「やり直す」などが登録されているが、ここに、「新規作成」や「印刷とプレビュー」などを追加することができる。

図1 「クイックアクセスツールバーの設定」をクリックし、表示されるメニューから追加したい機能を選ぶ

図2 選んだ機能のアイコンが追加された

　「クイックアクセスツールバーの設定」をクリックし、表示されるメニューから追加したい機能を選べばよい。選んだ機能のアイコンがクイックアクセスツールバーに追加される。

アイコンの順番を入れ替える

　機能の追加は上記の通り非常に簡単。しかし、Excelの使い方の順番的には「上書き保存」より前に「新規作成」を配置したほうがなんとなくしっくりくる。そんなときは並び順を変更しよう。

図3 「クイックアクセスツールバーの設定」をクリックし、「その他のコマンド」をクリック

図4 「新しいファイル」（Excel 2013は「新規作成」）をクリックして選択し、▲を数回クリック

　並べ替えたい機能名をクリックして選択し、「▲」や「▼」をクリックすれば、順番を入れ替えられる。

一覧にない機能を追加する

　「クイックアクセスツールバーの設定」をクリックして表示される機能はごく一部だ。それ以外の機能を追加することもできる。深い階層の機能も追加可能なので、さらに効率がアップする。

　例えば、「画像の挿入」を頻繁に利用する人の場合、通常なら「挿入」タブをクリックし、「画像」をクリックする必要がある。解像度の低いパソコンを使っていたり、ウィンドウを小さくしていたりする場合は、「画像」や「図形」の挿入は「図」メニューにまとめられているため、「挿入」タブ→「図」メニュー→「画像の挿入」と3ステップを踏む必要があり、さらに時間と手間がかかる。

図5 ウィンドウを小さくしている場合は「挿入」タブをクリックし、「図」→「画像」とクリックする必要がある

　一覧にない機能を追加したい場合は、「Excelのオプション」画面を開いてお目当ての機能を追加しよう。もし、追加したけど不要になったという場合には、右側の一覧から不要な機能を選び、「削除」をクリックする。クイックアクセスツールバーから削除されるだけで、その機能自体が削除されるわけではないので心配は無用だ。いつでも追加や削除できる。

図6 図3の手順で「Excelのオプション」画面を開き、左側の機能一覧から「図の挿入」（Excel 2013 は「画像…」）を選択し、「追加」をクリックする

　さらに深い階層の機能を追加したい場合は、「基本的なコマンド」の右の「▼」をクリックして「すべてのコマンド」を選ぼう。すべての機能が一覧表示されるので、「ウィンドウ枠の固定」や「アウトラインの自動作成」なども追加できる。

図7 「すべてのコマンド」を選べば、深い階層の機能も一覧に出てくるようになる

　クイックアクセスツールバーを用途に合わせてカスタマイズすれば、よりスムーズに効率的にエクセルを利用できるようになる。

※第4回は4月2日（月）公開

執筆＝内藤由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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