ビジネスWi-Fiで会社改造（第26回） クラウドストレージを併用し、知の共有を実践

Wi-Fi スキルアップ

公開日：2023.09.14

　前回は、ビジネスWi-Fiとクラウドストレージを併用すれば多くのメリットが得られ、機動性の高い知の共有も実現できると解説した。今回は、実際にどんなビジネスシーンで活用され、どんな効果を挙げているのかを紹介する。具体的な事例を通してそのメリットを明らかにし、ビジネスWi-Fiとクラウドストレージの相性の良さを“実践”という視点から説明する。

働き方の選択肢を広げ、社員のストレスを軽減

　いつでもどこでも同じように働ける基盤としてのビジネスWi-Fiと、企画書や見積書、図面などの知の情報を共有できる基盤であるクラウドストレージを併用するメリットとしてまず思い浮かぶのは、テレワークとオフィスワークがシームレスになり、働き方の選択肢が広がることだろう。

　メーカーのA社では、オフィスにビジネスWi-Fiを導入するとともにクラウドストレージを採用し、これまでの書類をデジタル化した。クラウドストレージにデータを移管し、業務の際にはクラウド上のファイルにアクセスして作業を行い、企画書や図面の作成もクラウド上で行うようにした。

　その結果、社内で行っていた業務がどこにいても行えるようになった。テレワークの業務範囲も広がり、育児や介護に時間を割く必要のある従業員の能力もこれまで以上に生かせるようになった。

　製造業向けの商品を取り扱う商社であるB社は、ビジネスWi-Fiとクラウドストレージを導入し、企画書や見積書、契約書、顧客情報といった営業関連ファイルをクラウドストレージ上に格納するとともに、営業担当者にノートパソコンを配布した。

　営業担当者はインターネットを介して外出先でもオフィスと同様に業務を行えるようになり、業務効率が大幅に向上した。また、どこにいても営業情報にアクセスできるようになったため、顧客からの問い合わせに迅速に回答できるようなり、顧客満足度も向上した。

　さらに、取引先で作成した見積書や契約書をその場でクラウドストレージに保管するという運用を行っているため、リアルタイムに情報共有できるようになった。クラウドストレージはセキュリティ面も考慮されているので、営業担当者のパソコンに営業関連情報が保存されることはない。これにより、営業担当者のストレスも減少した。

社内外をつなぎ、機動力と品質が向上

　ビジネスWi-Fiとクラウドストレージを併用すれば、社内の業務だけではなく、社外とのコラボレーションにも大きなメリットをもたらす。

　中堅の印刷会社であるC社は、ビジネスWi-Fiを社内に導入してクラウドストレージも併用、営業担当者や制作担当者が社内のどこにいても仕事ができる環境を整えていた。その後、クラウドストレージ上のファイルを社外のコピーライターやデザイナーとも共有することにした。

　その結果、プロジェクトに関わる社内外のメンバーが一つのファイル上で共同作業を行えるようになり、変更や修正の連絡をする必要がなくなった。これにより効率的に作業が進められるようになっただけはでなく、伝え忘れや修正漏れなどのミスも激減した。C社は作業を共有する条件として、社外の関係者にはセキュリティ面で従業員と同様の注意を払うよう求めている。

　また、海外に取引先を持つ部品メーカーのD社では、ビジネスWi-Fiによって従業員が場所を問わずにシームレスに仕事ができる体制を整えている。D社は発注された部品の設計作業をクラウドストレージ上のファイルで行い、その情報を取引先に直接開示しながら共同開発をしているため、海外の取引先のニーズにもリアルタイムに対応でき、顧客満足度を高めている。

　ビジネスWi-Fiとクラウドストレージの組み合わせは、作業を効率化して新たな働き方を推進できるだけでなく、企業としての機動力を高め、顧客の要望にも応えやすくなる。災害が発生した際にもさまざまな対応が可能になるなど、セキュリティ面だけでなく災害対策としても安心だ。持続可能性を高めるためにも、ビジネスWi-Fiとクラウドストレージの併用をお勧めする。

執筆＝高橋 秀典

【TP】

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