時短エクセル（第21回） 2ページ目に見出し…などExcel印刷ワザ3連発

公開日：2019.09.02

　Excelで表やグラフを作成し、打ち合わせ用に資料を印刷して配布するケースは多い。印刷のときに「少しだけ2ページ目にはみ出してしまう」「2ページ目以降に見出しが印刷されなくて不便」などを解消する方法を紹介しよう。

※当記事では練習用のサンプルファイルがダウンロードできます（ページ下部）

印刷すると少しだけ2ページ目にはみ出てしまう

　これはよくあるパターンのため、知っている人も多いかもしれないが一応おさらい。少しだけはみ出てしまう場合は、1ページに収めたいところだ。余白の調整やセル幅を少し縮めるなどの方法もあるが、一番手っ取り早いのは、印刷時に「拡大縮小」で設定する方法。「シートを1ページに印刷」を使えば、自動的にちょうど収まる大きさに縮小してくれる。

1店舗分だけ2ページ目にはみ出してしまう

印刷画面で「拡大縮小なし」をクリックし、「シートを1ページに印刷」を選択する

すると、ちょうど1ページに収まるように自動的に縮小してくれる。「印刷」アイコンを押せば1ページに収めて印刷できる

　なお、「ページ設定」をクリックすれば、どの程度縮小されているのかが確認できる。あまりに縮小率が大きいと数字が読みづらくなるので、筆者はこの画面でどの程度縮小されているかを確認する習慣が付いている。もちろんこの画面を開いて、拡大縮小の倍率を自分で設定することも可能だ。

「ページ設定」の画面を開けば、縮小率が分かる。さまざまな設定も可能だ

縦に長い表の幅が少しだけはみ出し、倍のページ数になってしまう

　縦や横に長い表は、1ページに収めようとすると縮小率が大き過ぎて数字が読めなくなる。「縦に長いから複数ページになってもいいが、右横が少しだけはみ出してしまう」といった場合も、この縮小印刷を使おう。

1店舗分だけはみ出してしまうことによって2ページで済むところが4ページになってしまう

先ほどと同様に、印刷画面で「拡大縮小なし」をクリックし、「すべての列を1ページに印刷」を選択する

2ページに収まっていることが確認できる

　こうすることによって、横幅を1ページ内に収められる。

2ページ目に見出しがなくて分かりづらい

　上記のように操作すれば、複数ページにわたる表の幅をうまく収めて印刷できる。しかし、2ページ目以降は、見出しが表示されていないため、非常に見づらい表になってしまう。印刷時に各ページに見出しを付けられる。

「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」をクリックする

開く画面で「タイトル行」にカーソルを置く

見出し行をクリックすると、「タイトル行」に「$2:$2」と表示される

　上記の設定は、タイトル行として設定した行は、ページをまたぐ際に常に印刷する設定だ。ここでは2行目が見出しになっているので、2行目を設定した。見出しが2行にわたる場合は、2行分を設定することもできる。また、横に長い表は「タイトル列」で左側の見出しを2ページ目以降に印刷するようにも設定できる。

印刷プレビューで確認すると、見出し行が2ページ目にも入っていることが分かる

　このような少しの工夫で、配布資料が分かりやすくなり、会議をスムーズに進められる。印刷は、資料の最終形。相手の気持ちを考えて少しでも見やすくするように心がけたい。

※解説用画面はOffice 365のExcelを使用。一部メニュー名などが異なる場合がある
※第22回は2019年10月7日（月）公開

【ダウンロード】
「時短エクセル」2ページ目に見出し…などExcel印刷ワザ3連発　のお試しファイルのダウンロードはこちらから（Excelファイル）

執筆＝内藤由美

大手ソフト会社で14年勤務。その後、IT関連のライター・編集者として活動。ソフトウエアの解説本、パソコンやスマートフォンの活用記事などを執筆、編集している。

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