覚えておきたいクラウド&データのキホン（第21回） クラウドストレージとは？企業での使い方、メリット、導入事例を解説

　業務におけるデータの保存場所は、これまで社内に構築したオンプレミスのファイルサーバーが使われていました。しかし最近は、クラウド上のサーバーにデータをアップロードする「クラウドストレージ」（オンラインストレージ）も利用されています。

　クラウドストレージは自社でファイルサーバーを構築する必要がないため、情報システム部門がない中小企業やスタートアップ企業も利用しやすくなっています。さらに、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるため、テレワークとの相性も良いです。

　本記事では、クラウドストレージの使い方と活用方法について解説します。

クラウドストレージの基本的な使い方

　クラウドストレージの機能はサービスにより異なりますが、多くのサービスで共通する基本的な使い方を紹介します。

　まず挙げられるのが、複数人でデータを共有できる機能です。クラウドストレージ内にデータを保存すれば、社内・社外を問わず、複数人とデータが共有できます。データを共有する際は、共有用のフォルダを作成し、権限を限定したうえで、共有相手を招待するといった手順が必要になる場合もあります。

　クラウドストレージを利用することで、場所を選ばす業務ができるのもメリットです。インターネット環境が整っていれば、たとえ外出先であっても、クラウド上のデータが利用できるからです。例えば取引先でプレゼンテーションをする場合、PCやUSBメモリーなどにデータを保存しなくても、クラウド上からデータにアクセスすることができます。もちろん、テレワークにも適しています。

　大容量データを共有できるのも、特長の1つです。メールでデータを送付する方法もありますが、データ容量が大きい場合、送信に時間がかかってしまいます。CD-ROMやUSBメモリーのような記憶媒体を利用する方法もありますが、受け渡しを行うために発送作業などの時間ロスが発生します。クラウドストレージであればクラウド上のデータに直接アクセスできるため、手間を省くことができます。

クラウドストレージのシーン別活用事例

　クラウドストレージがビジネスの現場でどのように活用されるのか、2つのシーンを紹介します。

外出先
　例えば取引先や現場などでデータを開きたい場合、インターネット環境があれば、ノートパソコンやスマートフォンで閲覧・編集できます。USBメモリーやCD-ROMなどの記憶媒体にデータを保存して持ち歩くこともできますが、紛失の恐れがあります。情報漏えいリスクを未然に防ぐためにも、クラウドストレージは有効といえるでしょう。

企業間でのデータ共有
　クラウドストレージは、企業間でデータを共有する必要がある場合にも適しています。それぞれの企業が個別にデータを更新する場合は、更新した差分を1つのデータに集約するという手間がかかりますが、クラウドストレージを導入すれば常に最新の状態でデータを共有できるため、管理の手間がかからず作業効率の向上が期待できます。バックアップデータも保管できるので、データ紛失のリスクも回避できます。

企業がクラウドストレージを導入する効果

　冒頭で触れたように、クラウドの普及に伴い、業務上でもクラウドストレージの利用が増加傾向にあります。最後に企業がクラウドストレージを導入する際のメリットをまとめます。

初期費用の軽減
　クラウドストレージは導入の際に、オンプレミスと比べて初期費用を軽減できる点が挙げられます。オンプレミスの場合はサーバー購入費用や設置費用などが発生しますが、クラウドストレージは、プライベートクラウド（自社でクラウド環境を整備して利用する形態）などを除けば、クラウド事業者が用意したものを利用するため、購入する必要がないからです。

BCP対策
　クラウドストレージは、BCP（事業継続計画）対策としての効果も期待できます。オンプレミスの場合、自社が被災するとサーバーも被害を受ける可能性があります。クラウドストレージは多くの場合、自然災害の少ない立地にある堅固なデータセンターでストレージを管理していて、バックアップ体制も整えています。

　一方、デメリットとしては、カスタマイズに制限がある点が挙げられます。クラウドストレージの仕様はクラウド事業者に依存しているため、自社に合ったカスタマイズを行うことはできません。オンプレミスのファイルサーバーのように独自のシステムを用意したい場合には、プライベートクラウドなどで構築する必要があります。

まとめ

　クラウドストレージは、オンプレミスと比較すると導入ハードルが低く、手軽に利用できるサービスとなってきました。近年は動画や音声などの大容量データを取り扱う機会も増加しているので、社内外でのデータのやり取りにも重宝します。自社のデータ保管環境を見直す機会があれば、クラウドストレージの利活用についても検討してみてはいかがでしょうか。

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