困りごと解決ビジネス専科（第5回） Q. 押印のための出社をなくしたい

業務課題 デジタル化

公開日：2021.08.02

　働き方改革の一環としてテレワークを推進しています。押印のためだけに出社している社員がいると聞き、押印による承認を廃止できないものかと考えているのですが、どのようにすればいいでしょうか？

　A.社内で取り扱う書類の承認手続きから押印の廃止とペーパーレス化を始めましょう

　一般的に企業で押印が必要とされる書類には、大きく分けて社内の承認に関する書類と社外との契約に関する書類の2種類があります。

　社内で取り扱う稟議（りんぎ）書や決裁書、申請書類などは以前からの慣例・慣習として押印作業が行われている場合が多く、本来は承認にあたり押印の法的義務はありません。

　また、社内書類に関する手続きは自社の判断で制度を変更できるため、契約書や請求書など他社との取引にかかわる書類手続きと比べて承認フローの見直しが容易です。

　テレワークの定着に向けて押印廃止に取り組む際は、社内承認に関する慣例の刷新と、押印に代わる承認フローの検討から着手しましょう。

【承認フローの見直し方】

1．これまで押印によって承認していた書類のうち、引き続き押印が必要な書類と、押印以外の承認で対応可能な書類を分類する。
2．押印以外の方法で対応可能な手続きは、代替策として次のようなサービスやツールの利用が可能。

　社内承認で押印を廃止する際は、書類の性質や押印廃止の目的に応じてどのようなサービスを採用するか、どれくらいの規模で承認フローの見直しを実施するかを判断しましょう。

　また、近年では社外との契約に関する書類の印鑑廃止・ペーパーレス化において、書面の契約書と同等の法的効力を持つ電子契約サービスが普及しつつあります。電子契約サービスによる取引には相手企業の理解・同意が必要となるため、社内承認の書類よりペーパーレス化の敷居は高くなりますが、今後の状況に応じてサービスの導入を検討してみましょう。

※この記事は2020年11月20日現在の情報です

【T】

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