困りごと解決ビジネス専科（第20回） Q. 手書きの書類を効率的にデータ化したい

業務課題 自動化・AI

公開日：2021.08.02

　顧客からの申込書や受発注に関する書類をスキャナーで取り込み、PDFファイルとして管理しています。新しいシステムを導入するため、過去の情報も含めてすべてデータ入力することになったのですが、書類の数が多く手間と時間がかかり、とても困っています。何かよい方法はありませんか？

　A.手書きや印刷文字を電子データ化するソフトやサービスの利用を検討しましょう

　手書きで送付されたアンケートや申込書、書面でやり取りした重要な企業情報や顧客書類など、大切な情報を電子データ化することで管理コストを節約できますよね。

　書面の文字情報のみを電子データ化するには、紙面上のテキストや画像データをあらためて入力する必要があるため、昨今では業務効率化の手段として「OCR」が活用されています。

　OCRは手書き・印刷などの書体にかかわらず、活字文書を画像として読み取り、システムで形を照合して検出・識別した情報をテキストとして電子データに変換します。

■OCR（オー・シー・アール）
光学式文字読取装置
（Optical Character Reader（オプティカル・キャラクター・リーダー））
または「光学式文字読取方式を用いた文字認識」のこと
（Optical Character Recognition（オプティカル・キャラクター・レコグニション））

【OCRを利用するメリット】

・データ入力にかかる業務時間の短縮化
・書類の保管場所に関する省スペース化
・情報資産の管理、活用などに関する業務の効率化

　従来のOCRの識別精度は印字された書類や丁寧な楷書、数字を判読できるレベルでしたが、現在ではAIによる学習機能やクラウドサービスを活用した認識エンジンの利用など、より識字精度の高いOCRサービスが提供されています。

　OCRサービスはソフトウエアとして購入するものや、Web API（※1）として導入できるものなど、提供元によってさまざまです。
※1　API「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」といい、ソフトウエアの機能を多くのユーザーが共有できる仕組みのこと。Web APIは「インターネット上で公開し、外部環境からも使用できるAPI」を表す

　OCRはAIを利用したデータの自動入力やパソコンの定型作業など他のサービスと連携することで、より業務効率化を図れる場合があります。

　サービス提供元のWebサイトを確認し、予算や業務の規模など、利用用途に合ったOCRサービスを利用しましょう。

※この記事は2020年1月31日現在の情報です

【T】

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