強い会社の着眼点（第13回） "電話DX"が会社を強くする

　多くの企業において、コロナ禍で一気にデジタル化が浸透したと言えるだろう。しかし、こうした中でも電話については「手つかずのまま」になっていないだろうか？クラウドの利活用が進み、テレワークが可能な状況であるにもかかわらず、会社にかかってくる電話対応のために出社しなければならないケースもある。

先入観を捨ててこそ解決策が見えてくる

　確かにコミュニケーションの手段として、電話による音声コミュニケーション（もしくは、通話）はいまだ存在価値は高い。メールでは伝わらない相互の微妙なニュアンスも伝えられるし、キーボードで文字入力を行う必要もない。リアルタイムに双方向で意思疎通を図れて、商談などもスムーズに行える。

　しかし、会社の電話について「これまで通り固定電話でなければならない」と思い込んではいないだろうか。「会社宛てや部門宛てにかかってくるのだから仕方ない」「会社の電話番号でなければ相手が出てくれない」「個人の携帯電話番号を使うのはプライバシーの侵害になる」といった声も聞こえてきそうだ。

　特に課題になるのが、人事部門や総務部門など管理系の場合だろう。個人を特定せず、会社の代表番号や部門の電話番号にかかってくる電話対応のために出社するのは「仕方ない」と考えられがちだ。

電話対応のために出社

　部署によってテレワークが行えないとしたら、従業員の不平や不満にもつながりかねないし、根本的な働き方改革は実現できない。コミュニケーションの一部が固定電話に切り出されている状況は、データの利活用という面でも不都合だ。しかし、こうした問題を解決する手段がある。それがクラウド電話だ。

クラウド電話がもたらすプラスアルファのメリット

　クラウド電話とはインターネット上で音声通話を行うもので、Web会議やチャットのようにパソコンやモバイルデバイスで電話の発着信ができる。これまでのようにPBXや電話機は必要ない。しかも、これまで使っていた固定電話番号をそのまま利用できるクラウド電話のサービスもある。

　例えば、オフィスに広く浸透しつつあるWeb会議ツール「Microsoft Teams」と連携するサービスの例では、Teamsを導入したパソコンやスマホ、タブレットから固定電話番号での発着信が行える。従業員のTeamsアカウントにひもづけた固定電話番号を一人ひとりに付与できるので、取引先からオフィスにかかってきた電話を社外にいる従業員に取り次ぐ手間がなくなる。

　これはTeamsのWeb会議やチャット機能に、固定電話番号による外線通話機能を追加するものだ。コミュニケーション手段が1つに集約されて業務の生産性が向上し、連絡事項の見落としなどのリスクも低下する。

　メリットはそれだけではない。IP電話サービスとクラウド電話サービスによって、本社と支社、本社とテレワーク中の従業員のような同一契約者間の音声通話は無料になるサービスもある。そのようなサービスであればテレワーク中の従業員が、顧客や取引先に外線通話した場合の通話料金は会社に請求される。通話料金の申請や経理部門の処理の手間が軽減される。

　また、迷惑電話対策や通話録音、集中管理の機能を持つものもある。例えば、「トビラフォン Biz」というサービスでは、悪質な迷惑電話や営業電話をブロックして業務効率を高め、通話内容をクラウドサーバーに録音することでコンプライアンスを強化。発着信履歴を一元管理して、通話に関する情報を簡単に探し出せる。

　デジタル技術の活用によって生活やビジネスを変革・変容することを意味するDX。この変革の中に、「電話のDX」という視点は従業員の働き方の選択肢を広げ、データの利活用を進めることにつながるだろう。専門家の意見も聞きながら、電話というコミュニケーション手段のあり方を見直してみてはいかがだろうか。

※「Microsoft Teams」はMicrosoft Corporationの商標または登録商標です
※「トビラフォン Biz」はトビラシステムズ株式会社の商標または登録商標です
※NTT西日本は「トビラフォン Biz」の販売代理店です。
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