困りごと解決ビジネス専科（第18回） Q. 持ち帰った名刺の管理や共有をスムーズに行いたい

公開日：2021.08.02

　弊社では複数の営業担当者が持ち帰った名刺を各自でデータ化し、共有するルールになっています。他の業務との兼ね合いから「データ化の作業が後回しになり、後日まとめてデータ入力するのに時間と手間がかかる」と相談を受けたのですが、何かよい対策はありませんか？

　A.「名刺管理システム」を活用し、入力作業や情報管理の効率化を図りましょう

　名刺管理システムはOCR（※1）機能を利用して名刺を画像やテキストデータに変換し、クラウド上のデータベースに保存できるサービスのことです。
※1　Q.手書きの書類を効率的にデータ化したい

　名刺は営業担当者が個人で保管しているケースも多いようですが、業務上でやり取りされる名刺は企業資産にあたるため、社内全体で集約して情報の管理・共有が必要です。

　近年では業務効率化に向けて、アナログデータを電子データへ変換し、情報を一元化して管理・運用するサービスを活用する企業が増えています。

　名刺はアナログ媒体のため、電子データ化するに当たって目視による確認漏れや、手動による入力誤りが発生する恐れもあります。

　名刺管理システムを導入することで、データ入力・内容確認などの単純作業に費やされていた業務時間や負担が軽減され、社員が本来の業務や営業活動に集中できます。

・社内で情報を共有できる
・実物の名刺を管理する手間が削減できる
・情報を素早く検索できる
・データの修正や更新を自動化できる
・名刺のやり取りを記録して人脈を可視化できる

クラウドサービスを介して他の端末や外出先から情報を確認できる

　名刺管理システムはさまざまな事業者から提供され、サービスを選ぶ際は担当者がスムーズに使用できるシステムになっているかどうかや、活用したい機能が搭載されているかを踏まえ、費用・サポート体制などを考慮して比較・検討しましょう。

※この記事は2020年2月28日現在の情報です

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