困りごと解決ビジネス専科（第14回） Q. Web会議で気を付けることはありますか？

公開日：2021.08.02

　テレワークが推奨されているため、事務所でWeb会議を導入することになりました。社員も初めてのことで普段と勝手が違う部分も多いと思うのですが、何か気を付けるべきことはありますか？

　A.会議をスムーズに進めるためのルールを設けましょう

　Web会議はパソコン・スマートフォン・タブレットなどさまざまな端末で利用できる便利なツールですが、リモート環境で行うため、通常の会議とは異なる点を考慮した事前準備やマナーが必要です。

　事前準備やルールの設定・共有を怠った場合、開始時間になっても参加者がそろわなかったり、トラブルへの対応に時間を割かねばならなかったりなど時間のロスが生じてしまいます。

　Web会議を行うに当たって、参加者にシステムやルールに不明な点がないか確認し、事前に共有・周知しておくことでスムーズにWeb会議を行えます。

・Web会議システムの使い方を共有する
・Web会議の参加情報（日時、URL、会議番号、参加用パスワードなど）を周知する
・照明の明るさやカメラの位置、マイクとスピーカーの音量を調整しておく
・画面共有の際、映り込んで問題のない資料のみを準備する
・参加者各自の環境でセキュリティ対策を徹底する

・会議を開始する前に全員が参加できているかを確認する
・参加者が多い場合、発言する際は誰の意見かを区別できるように名乗る
・聞き取りやすい速さと声の大きさで発言する
・他の参加者の発言中や議事録をタイピングする際はマイクをミュートに設定する

　また、直接顔を合わせないWeb会議であっても、カメラを利用する場合は身だしなみや室内の環境を整え、生活音や雑音を拾わないヘッドセットマイクや、聞き漏らしのないように音質が優れたWeb会議用のスピーカーフォンを準備しましょう。

　テレワークの推奨によってWeb会議を導入する企業も増え、今後は社内間に限らず、取引先とのミーティングなど幅広いビジネスシーンで活用される機会も多くなることが予想されます。Web会議はテレワークによる業務効率を向上させる重要なツールです。

　会議をスムーズに進めるためにルールを定め、他の参加者に迷惑をかけたり、進行を妨げたりしないように、参加者一人ひとりが心掛けましょう。

※この記事は2020年6月26日現在の情報です

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