ビジネスを加速させるワークスタイル（第20回） 紙文書のデータ化がファイルサーバーを圧迫。容量の節約術は？

　社内会議で配布する書類や議事録は、紙からファイルのやり取りになり、請求書や注文書なども郵送やFAXによる書面から電子化されたファイルへと移り変わってきている。取引先の都合で紙の書面が届いても、オフィスの複合機には、紙の書面をスキャンしてPDFなどのファイルに変換したり、届いたFAXを印刷せずにファイルとして保管したりする機能があるので、ペーパーレス化の障壁にはならなくなっている。

　そうしたペーパーレス化によるメリットは幅広く見られる。何と言っても、紙を消費しなくて済むこと。企業規模が大きくなればなるほど、用紙のコストは大きな支出になっており、コスト削減につながる。不要になった紙は、ゴミになることが多く、廃棄のための費用がかかるだけでなく、焼却すればCO2を排出することにもなる。

　その上、近年は在宅勤務やテレワークが一般化し、業務に必要な書類はデジタル化してどこからでもアクセスできる必要性が高まっている。そしてコロナ禍で実際に体験したように、万が一のパンデミックや災害時のBCP対策としても、場所を問わず業務ができるためのペーパーレス化は不可欠だ。

データ増加でファイルサーバーの維持コストが拡大する懸念も

　メリットの多いペーパーレス化だが、デメリットもある。ここではIT資産の側面からデメリットと解決策について考えていきたい。そのデメリットとは、「ペーパーレス化により、ファイル容量やファイル数が増える」ことだ。

　ペーパーレス化は、業務のさまざまな範囲に及ぶ。定例の会議資料、請求書や注文書などの営業関連書類から、各種の届け出、給与明細などの人事書類といったバックオフィス系業務で発生する書類までもがデジタルデータとして保管されるようになる。ファイリングするスペースが不要になった分、デジタル空間のスペースが求められるようになってしまう。

　これまで使っていたファイルサーバーでは、あっという間に容量が不足するといった事態が起こるわけだ。増大するファイル容量に見合うようにファイルサーバーやNASの容量を追加していくとなると、想定していないコストや手間が増えていくことになる。

　さらに、不足するファイル保管容量を確保するために、セキュリティー的に安全ではないストレージなどにデータを移すような危険性もある。アクセス管理がきちんとできていない外付けHDDに過去のファイルをバックアップして、データが外部に流出するなどの事態は避けたい。さらに、ファイルやデータが増え続けることで、可視化が難しくなり、必要なときに求める情報にアクセスしにくくなったり、棚卸しが困難になったりする懸念もある。

不要ファイルの削除、高画質画像の回避、PDFの圧縮などで対策を

　増大するファイルへの対応として、まず検討したいのがクラウドストレージの利用だ。オフィスに物理的に設置したファイルサーバーやNASは、容量の増加などの変化に対して対応が容易ではない。クラウド型のサービスとしてストレージを利用していれば、必要に応じた容量増加が容易になる。

　BPCの観点からも、データを物理的にオフィスなどに格納しておくと災害時などに事業継続が困難になる場合が想定される。オフィスが被災時でもクラウドにデータがあれば業務継続できる可能性が高くなる。

　とはいえ、データが増え続けることは間違いないことであり、クラウドストレージも際限なく容量を増加させていてはコストがかさんでしまう。そんな場合には、データ削減を考えたい。昔のパソコンなどはHDD容量が少なく、ファイルを圧縮したり、不要なデータを一生懸命削除したりして使いこなしていた。ペーパーレス化によって増加するファイル容量の逼迫（ひっぱく）に対しても、同様にデータを減らして対応する考えだ。

　不要なファイルを削除する、画像や動画は必要最低限の品質にとどめ高画質の保存を避ける、PDFの圧縮で容量を減らすといった対応が考えられる。一方で、「どのファイルが不要なのか」「サーバー容量を逼迫（ひっぱく）させている大容量ファイルはどこにあるのか」といった、ファイルの状況がわからないと手も足も出ない。そうしたときに業務実態やIT資産の見える化ができると、対応への足がかりがつかめる。

　業務実態の可視化サービスなどを活用することで、パソコンの使用状況などをもとに、業務内容を分析できるようにするとともに、パソコンやサーバーなどのIT資産の利用実態も把握できるようにしたい。不要なファイルがどのような業務で生まれているのか、サーバーなどに無駄な情報が多く保管されていないかなど、実態を把握した上でデータを削減していくことで、ペーパーレス化した業務を滞りなく運用できるようになるだろう。

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