急務！法対応（第10回） 働き方改革関連法施行、中小企業が今やること

　2019年4月1日から、働き方改革関連法が順次施行されている。働き方改革の柱は、「長時間労働の是正、多岐で柔軟な働き方の実現等」と「雇用形態に関わらない公正な待遇の確保」だ。関連法にはそのための措置が具体的に盛り込まれ、順守できない場合は罰則の規定も設けている。4月から取り組むべき項目を整理した。

　まず、4月1日以降すべての企業がすぐに対応を迫られ、順守しなければ罰則もあるのが「年5日の年次有給休暇の確実な取得」だ。年次有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、年5日の年次有給休暇を確実に取得させなければならない。対象となる労働者には、管理監督者や有期雇用労働者も含まれるので要注意。達成できなかった場合には30万円以下の罰金などが科せられる（詳しくは、弁護士が語る！経営者が知っておきたい法律の話（第55回）「絶対確認、年5日以上、有給休暇を取得させよう」参照）。

　もう1つ、4月1日から順守しなければ罰則が科せられるようになった項目に「時間外労働の上限規制」がある。もともと時間外労働（いわゆる残業時間）の上限は、原則として月45時間・年360時間と定められていて、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできないとされていたが、罰則規定はなかった。

　臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、年720時間以内、複数月平均80時間以内（休日労働を含む）、月100時間未満（休日労働を含む）という制限も設けられた。さらに、原則である月45時間を超えることができるのは、年間6カ月までに制限された。ただ、こうした残業時間の上限規制に関しては中小企業の場合、2020年4月1日から適用されるので多少の猶予はある（中小企業の定義に関しては下表参照）。

【中小企業の定義】

※個人事業主や医療法人など資本金や出資金の概念がない場合は、労働者数だけで判断

1.時間外労働の限度時間

※時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）を締結した場合

2.特別条項を定めた場合の36協定における時間外労働と休日労働の限度時間

※月45時間（原則）を超えることができるのは、年6カ月まで

3.実際の時間外労働及び休日労働の限度時間

すべての労働者の労働時間を客観的に把握

　また4月1日から、管理監督者を含むすべての労働者（裁量労働制適用者も含む） に対して、労働時間の実績を客観的に管理・把握することが義務付けられた。労働時間を記録した書類については3年間の保存が必要となる。

　もともと使用者は、労働者の労働時間を適正に管理しなければならなかったが、従来は管理監督者については除外されていた。管理監督者とは、経営者と一体的な立場である者を指し、自らの労働時間について自由裁量で決められ、その地位に応じた役職手当が支払われている者を指す。課長だから、部長だからといった役職名ではなく、実態で判断される。使用者なのか、管理監督者なのか、労働者なのか。実態を踏まえて、労働時間を把握する対象を再チェックすべきだろう。

　こうした労働時間の把握に関しては、違反した場合の罰則はない。ただ、前述の「時間外労働の上限規制」を守り、適切に管理するには現状把握は必須だ。中小企業も、従業員の時間外労働時間を正確に洗い出さなければ、上限規制に抵触するかどうか判断できない。

　労働基準法は、「原則として、1週間について40時間を超えて、1日については8時間を超えて労働させてはならない」と法定労働時間を規定している。法定労働時間を超える労働をさせる場合には、労働基準監督署に「時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）」を届け出なければならない。

ガイドラインに従って労働時間を把握する

　ところが、タイムカードの不正打刻や労働時間の虚偽記載などの違法行為が後を絶たなかった。そこで厚生労働省は、2017年1月、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定したのだ。

　ガイドラインは労働時間を、「使用者の明示的、黙示的な指示により労働者が業務を行う時間であり、労働契約や就業規則などの定めによって決められるものではなく、労働者の行為が使用者から義務付けられたものと言えるか否か等によって判断されるものである」と、定義している。それによれば、着替えなど使用者の指示による業務に必要な準備行為の時間や、労働から離れられない状態での待機時間、業務上義務付けられる研修や教育訓練の受講時間なども労働時間に該当する。

　それではガイドラインを基に、労働時間の適正な把握に使用者が講ずべき措置を、具体的に確認しておこう。

1）始業・終業時刻の確認・記録
使用者は、1日に何時間働いたかを把握するだけでは足りず、労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認、記録し、これを基に何時間働いたかを把握する必要がある。

2）始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
　使用者が始業、終業時刻を確認、記録する原則的な方法は、次によるものとされている。
（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録する。
（イ）タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する。

3）始業・終業時刻をやむを得ず自己申告制で把握する場合
（ア）自己申告に対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
（イ）実際に労働時間を管理する者に、自己申告制の適正な運用を含め、講ずべき措置について十分な説明を行うこと。
（ウ）自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているかどうか、必要に応じて実態調査を行い、所要の労働時間の補正をすること。
（エ）自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合は、その報告が適正なものかどうか確認すること。
（オ）使用者は、労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じないこと。

　重要なのは、2）の始業・終業時刻の確認および記録の方法だ。「使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること」は、組織の大きさや事業所の規模、配置、勤務形態によっては難しい。そうした場合、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」を選択する。客観的に管理・把握するのが難しい場合は、従来行われてきた出勤時の押印など自己申告による方法も可能だ。しかし、十分な説明や必要に応じた実態調査の実施などが必要になる。

　以上のようにガイドラインを守り、労働時間を適正に把握するには、かなり手間がかかると容易に想像がつく。それを軽減するために検討したいのがITの活用だ。最近は、スマートフォンや社員証を活用した勤怠管理システムなどが存在する。

　働き方関連法では、こうしたシステムの導入を義務付けてはいない。だが、有効に活用できれば、労働者はもちろん、人事部の負荷も軽減する。働き方改革推進のために、人事や総務の残業が増加しては意味がない。

　休暇や時間外労働だけでなく、4月1日からは「産業医・産業保健機能の強化」も求められている。事業者は、労働者からの健康相談に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備、その他の必要な措置を講ずるように努めなければならなくなった。罰則はないが、指導勧告を破って摘発された場合、社名の公表などはあり得るので注意したい。