働き方再考（第9回） テレワークの必須ツール、スマホの内線化

　新型コロナウイルスの感染拡大への対応で、急きょテレワークを導入した企業も少なくない。やむなく始めたテレワークだったが、実施してみると業務が効率化でき、生産性向上を実感したケースも出てきている。コロナ対策を前提とした、ニューノーマル時代の新たな働き方として、企業規模に関係なくテレワークに本格的に取り組む機運が高まっている。しかし、本当にテレワークで生産を上げるには周到な準備が必要だ。

テレワークで困るのが取引先との電話

　テレワークでは、従業員の自宅などで社内と同じように仕事ができるIT環境が必須になる。社内でノートパソコンを利用していれば、自宅への持ち出しを認めたり、セキュリティ対策をした上で自宅にある私物パソコンの利用を認めたりすることになる。

　さらにセキュリティを考慮したネットワーク環境も併せて整備できれば、パソコンを使って業務メールをやり取りしたり、Web会議ツールを活用してオンラインでミーティングをしたりなど、在宅でもオフィス並みの仕事ができるようになる。

　しかし、これだけではテレワークの業務環境整備は不十分だ。課題はオフィスでは当たり前のようにしていた顧客・取引先との電話だ。従業員同士であれば、自宅の固定電話やスマートフォンの電話番号にかけて連絡を取り合っても大きな問題は生じない。しかし、顧客・取引先との電話の場合、支障が生じる可能性がある。

　例えばAさんが在宅勤務中、取引先から会社に電話があった場合どうするか。出社している人が電話を取り次ぎ、Aさんから折り返し電話をかけるように取引先に伝える。そして、在宅勤務のAさんに電話があった旨を伝え、Aさんは自宅の固定電話またはスマホで取引先に電話をかける。こうしたプロセスを踏むとなると時間がかかり、スピーディーな対応とはいい難い。

　また、会社支給ではなく、個人のスマートフォンで取引先に電話をかける場合、個人の電話番号が相手に知られてしまう。従業員のプライバシー保護の観点からも望ましくない。

どこでも発着信できるスマホの内線化

　こうしたテレワークの際の電話応対に関わる課題を解消する手段として、スマホの内線化がある。スマホで、会社にかけってきた電話を内線電話のように受けたり、テレワーク中でも会社の電話番号で取引先に発信したりできるようにする方法だ。

　これならテレワーク中の外線電話も自分の手元のスマホで受けられ、取引先の要件にもスピーディーな対応が可能になる。取引先へ発信する場合も会社の電話番号で発信できるので、個人の電話番号を知られずにすむ。取引先も、知っている電話番号なので安心して受けられる。

　企業がオフィス内で利用している内線通話は「VoIP」という音声をデータ化するインターネット技術を使うケースが多い。この場合、社員がオフィス外で使うスマホとの内線通話には、データ通信料（パケット代）がかける。だが、どれだけパケットを使っても定額のサービスを利用する方法なら、通話コストを固定化するのも可能だ。

　内線通話にモバイル通信事業者のネットワーク（3G/LTE）を使う方式もある。この場合通信料金が発生するが、月額定額プランを契約すれば支払いを固定化でき、通話のたびに料金が発生することはない。また、テレワークを行う自宅などでWi-Fi環境があれば、Wi-Fiでインターネットにつないでオフィスとの間で内線通話が可能だ。

スマホ内線化の2つの方法を知っておこう

　スマホを内線化するには、大きく2つの方法がある。1つはクラウドPBXサービスの利用。社内に設置したPBX（構内交換機）に代えて、通信事業者が提供するクラウドサービスを利用する方法だ。オフィスに設置した電話のほかスマホも内線化し、全国どこでも「内線通話」が可能になる。もともとオフィス内にPBXを設置していたような、多数のIDが必要な規模の企業に適した方法といえる。

　もう1つは、オフィスでビジネスフォンを導入している場合、その主装置にモバイル内線アダプターを外付けしてスマホを内線化する方法だ。アダプターとインターネット経由でスマホと内線で発着信する。外線発信する場合は、会社のビジネスフォン主装置経由で外部と通話する。ビジネスフォンを設置していて、数チャネル～十数チャネル程度使えればよい小・中規模の企業に適した方法だ。

●スマートフォンを内線化する方法

　テレワークを導入した場合、従業員同士や顧客・取引先とのコミュニケーションの維持、円滑化が大きな課題となる。それを助ける業務基盤として、スマホの内線化は一考の価値がある。