能率がアップする最新文具（第8回） 面倒さが激減。イマドキ「名刺」管理ツール

　名刺は、ビジネスマンの「顔」ともいわれる重要なアイテムです。特に、ファーストコンタクトでは欠かせないものとなっています。

　名刺は数がどんどん増える上に、整理に手間がかかります。そのため、管理が苦手だという人も多いでしょう。しかし最近では、名刺をデータ化して専用端末で整理をしたり、アプリで管理したりする新たなツールも登場しています。今回はその中から、特に便利なものを紹介します。

アナログとデジタルでハイブリッド管理「名刺αシリーズ」

　名刺管理をアナログからデジタルに移行するには、アナログのデータをスキャンする必要があります。このデータ化する作業がおっくうで、なかなか手を付けられません。

　そんな方にお薦めなのが、コクヨの「名刺αシリーズ」。アナログのファイルに加え、無料の管理・活用アプリが用意されている点が特徴です。例えば同シリーズの「名刺ファイルα」は、厚さ4mmながら200枚の名刺が収納可能な超薄型ファイルです。表紙のカラーバリエーションが6色あり、色によるグループ分けができます。

　名刺ファイルαの背表紙にはジョイントパーツがあり、最大6冊まで収納できるフォルダー「名刺ブックα」のレールに差し込んで管理できます。そのため、グループを再編集したり、枚数増加で拡張したりすることが手軽に行えます。

　この名刺ファイルαは、専用アプリ「名刺CamiApp」との連携が可能。名刺ファイルαに付属する専用の読み取りシートに並べれば、8枚まとめて同時に撮影できます。OCRによる文字認識機能も備えており、読み取った名刺のキーワード検索、五十音やグループなどのタグ検索、画像によるサムネイル検索が可能です。

　さらに、Evernoteとの連携機能もあり、スマートフォンだけでなく、タブレットやパソコンでも名刺が検索できます。アナログ管理に慣れているけれど、デジタルの管理を始めたい人にはうってつけの商品といえるでしょう。

持ち運びできる専用端末「ピットレック DNH20」

　名刺は情報そのもの。そのため、「専用端末で大事に管理したい」というニーズもあるでしょう。ですが、専用端末は据え置き型のものが多く、外出時に使えないという難点がありました。

　キングジムの「ピットレック DNH20」は、そんな悩みを解決した“持ち運びができる”名刺管理専用の端末です。面積は128×72mmで、名刺のサイズ（91×55mm）よりも一回り大きい程度。厚さも15mmと薄く、手のひらに載るポケットサイズです。

　データ化する作業も、本体のスリットに名刺を立てて、内蔵カメラで撮影するだけ。もちろんOCR機能を有し、撮影画像から会社名や氏名、肩書などを自動で読み取りデータ化してくれます。

　さらに、「手書きメモ」機能も付いており、会った日時や場所、相手の特徴や趣味などを書き込めます。つまり、営業やコミュニケーションに生かせる情報をデジタルデータに“上乗せ”できるのです。

　名前が思い出せないときでも、「登録日」「会った日」「閲覧日」など、逆引きで多方向からの検索が可能。頻繁に名刺情報を確認したい場合には、非常に便利な商品といえるでしょう。

ぎっしり収納しても探しやすい「名刺整理器」

　最後に、名刺のデータ化後の原本管理に便利な製品を紹介します。カール事務器の「名刺整理器」です。

　この名刺整理器は、本体の前後の板が外側に開くワイドオープン方式となっている点が特徴です。つまり、名刺が本体一杯にぎっしり入っていても、板を外側に開ければ名刺の束が斜めに倒せるため、「めくり検索」がしやすいデザインになっています。

　容量も大きく、600枚収納と800枚収納の2タイプが用意されています。1枚1枚差し込むというより、大量の名刺をまとめて入れる構造となっているため、たくさんの名刺を保管しておきたい人にお薦めです。

　名刺の管理は、人脈の管理にもつながります。上手に管理しておけば、ビジネスの幅を広げたいときに、強力な武器になります。ツールも活用してしっかり管理をしておけば、思いがけないビジネスの機会が生まれるかもしれません。