事例で考えるクラウドストレージ（第1回） 法改正を契機に書類をデータで共有

　自動車部品を製造するA社。これまで取引先との受発注や生産管理などでIT化を進め、業務を効率化してきた。生産部門に加えて経理部門のIT化に着手し、帳簿書類の電子化を進めるため、紙文書から電子帳簿保存へと徐々に移行している。そして、決算業務を委託する会計事務所との帳簿書類のやり取りについても電子化を行った。安全・簡単に文書ファイルを共有できるクラウドストレージを採用し、会計業務の効率化にとどまらず、さまざまな効果が生まれている。

電子データで帳簿書類をやり取り

　A社は取引先の要求に応える高品質なモノづくりを目指し、部品を安定して製造・供給することで自動車部品メーカーのサプライチェーン・マネジメント（SCM）で欠かせない存在となっている。取引先のニーズに合わせた部品の製造・供給を可能にするのが受発注システムや生産管理システムなどのITだ。部材の調達から生産、在庫、出荷までのプロセスを的確にITで管理することで無駄をなくし、業務の効率化と生産性の向上を進めてきた。

　一方で経理や人事など管理部門のIT化が課題になっていた。経理部門では会計システムなどを導入していたものの、帳簿書類は紙で管理されている。紙の印刷や保管の手間もかかることから、帳簿書類のペーパーレス化といった新たな取り組みを検討していた。

　この動きを後押ししたのが2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法だ。経理部門が国税関係の帳簿書類の保存を電子化することにより、ペーパーレス化や業務の効率化が進められると判断。だが、ここで課題として浮き彫りになったのが、決算業務を依頼する会計事務所との帳簿書類のやり取りだ。改正電子帳簿保存法では、電子的に作成した帳簿書類はデータのまま保存することを規定している。会計事務所とは紙ではなく、電子データで帳簿書類をやり取りする仕組みが必要になったのだ。

クラウドストレージの導入を検討

　A社では文書ファイルなどの保管場所として、社内LAN上にNAS（ネットワーク対応記憶装置）を導入していた。NASは、パソコンに外付けするHDD（ハードディスク）よりも信頼性が高く、文書ファイルなどを保管するファイルサーバーとして利用する例も少なくない。ただ、帳簿書類などの重要な書類を保管するとなると、データバックアップ機能やセキュリティ機能などより高度な機能を備えたNASへのリプレースを考慮する必要がある。

　また、NASは社内のユーザーがLANを介して文書ファイルなどの閲覧・編集・更新する用途には適しているが、会計事務所のように外部から利用するには、一旦、社内ネットワークにアクセスしなければならず、セキュリティの観点からも現実的ではない。

　そこで、クラウドストレージの導入を検討することになった。クラウドストレージは、その名の通り、クラウド上にあるストレージだ。インターネット環境があれば社内・社外を問わず、どこからでも、どんな端末（パソコン、タブレット、スマホ）でもストレージに保管された文書ファイルなどにアクセスできる。

　社内に設置するNASと異なり、データはクラウド上に保管されるので、会計事務所や協力会社など外部の人とのデータ共有も容易だ。共有フォルダをつくり、外部へは期限付きでアクセスできるURLを発行し、安全にファイルを共有できるといったメリットがある。

簡単・安全に会計事務所と書類を共有

　クラウドストレージは国内、海外のさまざまな事業者がサービスを提供している。こうした数あるサービスの中から、A社では帳簿書類などのファイルを簡単かつ安心して共有できる仕組みを持ち、サポートも充実したサービスを選定した。ITの専門家ではない会計部門のユーザーや会計事務所の会計士なども、普段使っているパソコン操作と同様の感覚で利用でき、社外とのファイル共有を促進するためだ。

　また、フォルダにアクセス権を設定。例えば決算関係で外部と共有するフォルダのデータに対し、閲覧のみ、ダウンロードやアップロードの可否、有効期限などを設定するといったものだ。これによって社内ユーザーであっても、決算書類へのアクセスを制限することで重要書類の盗み見や改ざんなどの不正行為を防止し、決算に対するガバナンスを効かせることも可能になった。

　そして、サポート体制も選定の大きなポイントとなった。A社は専任の情報システム部門がなく、総務部門の担当者がITの運用管理を兼任しているため、運用に不安を抱えていた。A社が取り入れたサービスでは導入時に不安がある場合、ヘルプデスクがマニュアルを説明するなどスムーズな導入を支援するとともに利用開始後も、ファイル操作などで困った場合、電話でサポートを受けられる体制を提供している。これらが大きな安心につながり、数あるクラウドストレージサービスの中から電話サポートが受けられるクラウドストレージを導入した。

　サービスの導入により、さまざまな効果が生まれている。例えば、生産設備のリース料の請求書は、リース会社からデータとして送ってもらい、そのデータを紙に印刷することなく保存することでペーパーレス化を実現した。そして、データのままクラウドストレージのフォルダに保管し、決算で会計事務所と共有するなど、帳簿書類の管理を大幅に効率化している。今後、A社は会計部門の帳簿書類の保管だけでなく、営業部門などでも利用する計画だ。営業担当者が社外からクラウドストレージに保管された販売データなどをセキュアに閲覧・編集できるIT環境をつくり、経営層とのタイムリーな情報共有を可能にするなど、クラウドストレージの利用を拡大していく。