進化する最新ビジネスフォン（第3回） ケーススタディで見る、進化したビジネスフォンで業務を効率化する方法。

進化するビジネスフォン

　テクノロジーは日々進歩しています。デジタル化により業務の効率は急激に向上し、出張先や外出先からでも迅速な連絡や対応が求められるようになりました。コロナ禍や働き方改革を発端に、テレワークなど働く場所はオフィス外にも広がっています。

　ビジネス環境の変化に伴い、従来からオフィスに存在する「ビジネスフォン（固定電話）」も進化しています。では、現在流通しているビジネスフォンには、どのような機能が搭載されており、どのようにビジネスシーンの問題を解決するのでしょうか？ NTT西日本が提供するビジネスフォン「αZXシリーズ」を例に紹介します。

現在のビジネスフォンはスマホと連携できる

　αZXシリーズは、NTT西日本が提供する事業利用向け多機能ビジネスフォンシステムです。オフィス内だけでなくオフィス外でも優れたコミュニケーションが取れるよう、さまざまな機能を搭載しています。

　具体的な機能としては、「スマートフォン連携機能」があります。モバイル内線アダプターとアプリケーションを用いることで、従業員の私用のスマートフォンで、出張先や外出先からも会社電話番号で発着信が可能になります。保留・転送の場合でも、電話を取った従業員が担当者の内線番号をダイヤルするだけで取り次ぎができます。

　この他にも、担当者が別の電話に対応中で、すぐに電話に対応できない場合に流す「おまたせメッセージ」や、不在時の着信を録音し、スマホからも確認できる「留守番電話」などの機能を備えています。

すでにビジネスフォンで業務を効率化している企業も

　実際にαZXシリーズを導入し、業務を改善した企業も存在します。いくつかの事例を紹介していきます。

　まず小売業を営むA社の事例から。A社では2006年から10年以上も同じビジネスフォンを使用し続けていました。しかし、通常は約7年程度での更改が望ましく、もしビジネスフォンが故障した場合、修理部品の保有期限が過ぎているため、修理できないというリスクも認識していました。そこでA社は、αZXシリーズとモバイル内線アダプターの導入を決断します。故障のリスクから開放されたことはもちろん、スマホの内線利用が可能になったことで、取り次ぎの手間が減少。従業員はそのぶん接客など他の仕事に集中できるようになり、業務効率が向上したといいます。

　また、海運業を営むB社では、オフィス移転に伴い、ビジネスフォン導入を検討していました。移転前はワンフロアのため内線は不要でしたが、移転先ではフロアが複数階に分かれるため、社内コミュニケーションの観点から、内線転送機能が必要でした。加えて、B社には特に社長宛ての電話が多く集中することから、おまたせメッセージや転送機能といった、リアルタイムで電話が取れない場合でも、取引先からの連絡を逃さずレスポンスする機能も求められていました。これらの機能はスマホには搭載されていないことが多く、こうした点でもαZXシリーズはB社に適していました。導入後は、αZXシリーズのおまたせメッセージや転送機能を活用することで、取引先を電話口で待たせることがなくなりました。さらに、モバイル内線アダプターも導入し、スマートフォン連携機能を活用することで、オフィス以外でも柔軟な電話対応ができる仕組みを構築しているといいます。

ビジネスフォンはまだまだ現役！

　ここまで触れてきたように、ビジネスフォンはスマホに搭載されていないさまざまな機能を有しているため、顧客に対する細やかな対応が可能になります。もちろん、スマホと比べると持ち運びができないデメリットはありますが、αZXシリーズは、モバイル内線アダプターと組み合わせてスマホと連携できる機能も備えているため、出張・外出中やテレワーク中でも、スマホをビジネスフォンの内線端末のように利用することが可能になります。

　もしかすると「固定電話は古い」「ビジネスフォンよりもスマホの方が便利」というイメージを持っている人は多いかもしれません。しかし実際は、スマホとの連携が可能なうえ、スマホよりも優れた顧客対応が可能になる機能を備えたビジネスフォンも存在します。

　ビジネスフォンの更改時期を過ぎている企業、もしくはこれから更改時期を迎える企業、事務所を新設・移転する企業はビジネスフォンの導入を検討しても良いかもしれません。