ビジネスを優位に導くソフトウエア・サービス（第6回） 統合型クラウド人事労務ソフトで業務効率化

　働き方改革関連法案対応やテレワーク一般化の流れの中で、勤怠管理に新しい潮流が生じている。従来の人事労務管理では対応が難しい状況でも、クラウド型人事労務ソフトを活用すれば解決できることが多くあるからだ。

　クラウド型人事労務ソフトは、自社で所有するサーバーやパソコンにインストールして使用するオンプレミス型ソフトではなく、インターネットを通じて利用するタイプの人事労務ソフトのことだ。法律で求められる書式や税率、控除額などは毎年のように変更されるが、そうしたときも自動的にアップデートされるため、新しいソフトを購入したり自分でバージョンアップをしたりする必要はない。

　労働時間、年次有給休暇の取得状況などはスマホやタブレットを通じて把握でき、データから年次有給休暇管理簿などの必要書類も容易に作成できる。社外からもデータにアクセスでき、さらにデータは自動的に保存され、保存し忘れや保存の手間がない。従業員と人事労務担当者の両方にメリットがある。

個別特化型と統合型

　人事労務分野の業務は多岐にわたる。クラウド型人事労務ソフトは、業務ごとにカバー分野が分けられた「個別特化型」と、人事労務関連の業務におけるかなりの分野をカバーした「統合型」の2種類に分けられる。

　個別特化型でよく知られているのが、OBCの「奉行シリーズ」。人事管理システムの「人事奉行クラウド」、給与計算システムの「給与奉行クラウド」、勤怠管理士システムの「就業奉行クラウド」など、業務ごとに分かれたソフトがクラウドを通じて提供される。就業奉行クラウドには勤務間インターバルの自動チェック機能、メンタルヘルス不全や休職リスクの防止機能が付くなど、きめの細かい機能が特長だ。

　マネーフォワードも個別特化型のクラウドソフトをラインアップしている。給与計算の「マネーフォワードクラウド給与」、勤怠管理の「マネーフォワードクラウド勤怠」、マイナンバー管理の「マネーフォワードクラウドマイナンバー」などがある。

　SmartHRの「SmartHR」は、人事情報の管理を中心としたクラウド型人事労務ソフトだ。入退社の手続きに必要な書類・申告書を自動作成するなど、人事業務のサポートに力を発揮するソフトだ。

　こうした個別特化型は、そのソフトがカバーする領域に関して細かな機能を備え、利便性が高い。しかし、各社が提供する個別特化型ソフトを組み合わせて業務フローを構築すると、問題が生じるケースがある。

　例えば、個別特化型のソフト同士の連携が十分でない場合、データを連係しやすいCSVファイルにして出力し、別のソフトに入力する手間がかかる。そうなると、どのタイミングでCSVファイルを作るかといった業務フローを定めなくてはならず、管理の手間が膨らむ。また、個別にソフトを用意しなくてはならないので、トータルコストが高くつきがちだ。

統合型ならデータ連係で大幅に省力化できる

　こうした不安を解消するには、統合型ソフトの選択ということになる。freeeの「人事労務freee」は、勤怠管理、給与計算、明細発行、従業員名簿管理、保険・行政手続き、マイナンバー管理といった人事労務に関する主要業務をカバーする統合型ソフト。"統合"して管理し、効率化を図るものだ。

　現状、中小規模の企業では、ソフトやツールを導入していてもバラバラで運用している場合が少なくない。例えばAという社員が入社すると、個人情報をExcelの社員名簿に入力する。セキュリティの観点からマイナンバー用には別のツールがあり、そこにも情報を入れる。勤怠管理は勤怠ソフトで、給与計算は給与計算ソフトで別々に行い、その両方に情報を入力する。社員1人が入社しただけで、同一情報を複数回入力しなければならない。

　部署が変わる、給与が上がる、結婚で名前が変わる......こういったケースでも、別々の所にある情報を1つひとつ書き換える。情報が分散しているため入力・修正に時間がかかるだけでなく、どこかで入力や修正にミスがあると、どの情報が正しい情報なのかが分からなくなってしまう。これがバラバラのツールを使う弊害だ。

「人事労務freee」の概要

　人事労務freeeの場合は、人事データベースの構築から給与計算、申告までを一元管理できる。1つのマスターの情報がすべての管理に反映されるため、シンプルかつ効率的だ。例えば、Excelや給与計算ソフトなど個別のツールを使っていると、年末調整や算定基礎届の作成、労働保険料の作業を行うときに、給与明細データの収集が必要になる。しかし、人事労務freeeではこうした作業時にも、即時に給与明細データにアクセスでき、収集の手間が大幅に省ける。

　人事労務をはじめとした業務管理で意外と問題になるのが、いわゆる"秘伝のExcel"である。誰が作成したのかも分からなくなっているExcelを使って、データ管理している状態だ。その扱い方を受け継ぐ担当者がいればなんとかなるが、いなくなると大変だ。内容を変えたくても修正がきかない。こうした管理からは一刻も早く脱却すべきだ。

　その点、人事労務freeeを導入してしまえば、業務管理に関して属人化の心配はない。常に最新の法制や税制に合わせて修正をしているので、安心して使える。使い方が不明なときは、チャット・メール・電話でサポートを受けられる。

　特定のスタッフでなければ業務を行えない状況でなければ、アウトソーシングの可能性も探れる。例えば人事労務担当者の業務負荷が大きくなり過ぎる事態に陥っても、人事労務freeeを導入していれば、データが一元管理されクラウドに保存してあるので、外部の社会保険労務士に給与計算だけをアウトソースすることも容易だ。

人事労務freeeを導入して業務負荷を軽減 （freeeへのヒアリングを基に日経BPコンサルティングが作成）

　人手不足の状況下で、今後中堅中小企業は営業や接客、あるいは製造・開発などプロフィット部門に人的資源を集中していかなければ生き残りが難しい。人事労務などの間接部門は効率化・省力化が求められる。その有力な手段の1つが統合型人事労務ソフトの導入だ。場当たり的な短期的な解決ではなく、長期的な視座に立った解決策として検討してはいかがだろうか。

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