ビジネスWi-Fiで会社改造（第44回）
ビジネスWi-Fiで"学び"が進化する
インターネット上に設置されたストレージにファイルを保管する「クラウドストレージ」を導入することで、日々のさまざまな業務が改善されます。例えば、NTT西日本の「おまかせクラウドストレージ」を導入した企業では、テレワークでも社内ファイルに簡単にアクセスできるようになり、社外との大容量ファイルの共有も容易になっているようです。
クラウドストレージは、セキュリティと利便性の高さを兼ね備えた管理ツールである
ビジネスパーソンは日々さまざまなデータを扱います。文書ファイルを作成し、そのデータを顧客やパートナー企業に送ったり、ファイルを社内で共有したり、常にデータと隣り合わせの業務を送ることになります。
こうしたデータは、当然ながら企業にとって重要なデータとなります。情報漏えいが起きないよう、セキュリティレベルを高くして管理する必要がありますが、一方でテレワークなど多様化する働き方に対応できるよう、外出先でもアクセスできる体制にしておく必要もあります。
「高いセキュリティレベル」「外出先でも利用できる」の2点を兼ね備えたデータ管理ツールとしては、インターネット上に設置されたストレージにファイルを保管する「クラウドストレージ」があります。クラウドストレージに業務で使用するさまざまなファイルをアップロードしておけば、セキュリティレベルを確保しつつ、外出先でもアップロードされたファイルにアクセスできるようになります。
誰でも使いやすく、セキュリティリスクも低く、BCPにも対応
クラウドストレージにはさまざまな機能が搭載されています。本記事では、NTT西日本の「おまかせクラウドストレージ」を例に、クラウドストレージの機能を紹介します。
おまかせクラウドストレージの最大の特徴は、誰でも使いやすいよう、パソコンのデスクトップと同じ感覚で使える操作性にあります。管理画面は社内ファイルサーバーやパソコンのデスクトップ環境と同様のフォルダ構成になっているため、従業員のパソコンスキルがあまり高くない企業でも簡単に利用できるでしょう。
また、クラウドサービスのため、社外からも社内データへのアクセスが可能です。Webブラウザ上でも操作できるため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用できます。Microsoft Officeに対応したファイルであれば、ブラウザ上で閲覧も可能です。さらに取引先やパートナー企業など、社外の人にファイルを共有する際には、ストレージ上の共有ファイルまたはフォルダにアクセスできるリンク用URLが発行できます。メールにファイルを添付する必要がないため、セキュリティのためにファイルが添付されたメールの送受信を禁じている企業とのやり取りも容易になります。リンク用URLには利用期限を設定することも可能です。
そしてセキュリティ面では、業務に関係のないユーザーがストレージ内に入らないよう、全階層のフォルダにユーザー別のアクセス制限が設定可能です。さらに、なりすましを防ぐため、SMSやアプリを用いた多要素認証、契約回線からのみアクセスを許可する回線認証（IPv6通信への対応が必要です）も利用できます。
BCP対策の面においても、ストレージにアップロードされたファイルを“世界最高水準の耐久性”をうたうクラウドで保存します。データは複数のデータセンターで複製されるため、たとえデータセンター1拠点が被災したとしても復旧が可能です。
もし現在NASにデータを保存している場合は、クラウドストレージに簡単に移行するためのデータ転送ツールが用意されています。導入時やサービス利用中に困ったときには、電話でのサポートが受けられます。
大容量のCADファイルもスムーズに共有可能
おまかせクラウドストレージはどのように企業で利用されているのでしょうか。具体例を紹介します。
例えば屋外看板のレンタルを行うA社の場合、従来はデータ管理にNASを利用していたものの、BCP対策で不安があり、かつコロナ禍でテレワークを行う機会も増えたことから、社外からアクセスできないNASに不便を感じるようになっていました。
業務においては、コンピューターによる設計支援ツールの「CAD」を扱うことが多く、取引先と大容量のデータをやり取りする機会が多かったことから、社内のデータ管理環境を見直す必要がありました。
さまざまなサービスを比較・検討した結果、A社はおまかせクラウドストレージの導入を決定。導入後は、セキュリティレベルの高い複数のデータセンターにデータを保管できることから、BCP対策の不安が解消され、かつテレワーク時でも社外からおまかせクラウドストレージにアクセスできるため、オフィスで働いている時と近い環境で業務が行えるようになったといいます。さらに、おまかせクラウドストレージは10GBまでのファイル共有に対応しているため、大容量のCADデータもスムーズに共有できるようになりました。
もう業務データをUSBに入れて自宅に持ち帰る必要は無い！
不動産業を営むB社の導入例も見てみましょう。B社では全社的にテレワークは実施していないももの、一部の社員は自宅に社内データを持ち込み、テレワークをしていました。その際、データの持ち運び手段は、紛失の恐れが高く、かつコンピューターウイルスの媒介になりやすいUSBメモリでした。
このことに懸念を感じたB社は、おまかせクラウドストレージを導入。初期費用が不要で解約金の設定が無いため、手軽に導入できる点も導入の決め手になったといいます。
おまかせクラウドストレージを業務に採り入れた結果、自宅だけでなく出張先でも社内データにアクセスできるようになりました。USBメモリを使う必要は無くなったため、USBメモリの紛失や、盗難による情報漏えいの不安もゼロになりました。
おまかせクラウドストレージは、テレワークにも対応できるという利便性、外出先や外部ユーザーからの利用にも耐えうる高いセキュリティ性能、ITに疎い従業員でも簡単に利用できる使いやすさを兼ね備えたクラウドストレージです。
NASの買い替えなど、ファイル管理システムの更改を考えている企業はもちろん、A社のように大容量のファイルを利用し、社外に共有することが多い企業、B社のようにテレワークで社内のファイルを頻繁に利用する機会が多い企業は、おまかせクラウドストレージを導入することで、日々の業務が良い方向へと変わっていくことでしょう。
※「おまかせクラウドストレージ」のご契約には、NTT 西日本が提供する「フレッツ光」等の契約が、最低1契約必要です
※掲載している情報は、記事執筆時点のものです
執筆＝ NTT西日本
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