契約管理とは？システムを導入するメリットと選び方を分かりやすく解説
「契約書の保管場所が分からない」「更新期限を把握しきれない」「担当者しか契約内容を把握していない」、こうした課題を抱えている企業は少なくありません。契約管理は、企業活動において基部となる重要な業務である一方、管理方法が属人化・分散化しやすい分野でもあります。
この記事では、契約管理の基本的な考え方から、契約管理システムを導入するメリットや選び方のポイントなどを解説します。
- 契約管理とは
- 契約管理を実施するうえで重要なポイント
- 契約管理システムを導入するメリット
契約管理とは？契約情報にアクセスしやすくすること
契約管理とは、企業が締結した契約書や契約情報を適切に保管・整理し、必要なときに誰でもすぐ確認できる状態を維持することをいいます。具体的には、契約書の内容、契約先、契約期間、有効期限、更新条件などの情報を一元的に管理し、業務に活用できるようにする取り組みです。
契約管理というと「契約書を保管しておきさえすればよい」と捉えられがちですが、単に保存するだけでは十分とはいえません。必要な情報をすぐに探し出せる検索性や、管理状況を把握しやすい可視性を含めた整備が重要です。
不適切な契約管理によるリスク
契約管理が不適切だと、日常業務のなかで課題が生じやすくなります。一見小さなミスに見えても、積み重なることで業務効率の低下やリスクの拡大につながる恐れがあります。ここでは、不適切な契約管理によるリスクについて解説します。
契約期間の見落としによる更新・解約忘れ
契約期限を正確に把握できていない場合、不要な契約が自動更新されてしまったり、反対に重要な契約が失効してしまったりすることがあります。特に、複数の契約を同時に管理していると、期限管理が担当者任せになりやすく、見落としが発生しがちです。
その結果、想定外のコストが発生したり、取引や業務の継続に支障を来したりする可能性があります。
契約書の所在確認に時間がかかる
契約書が部署や担当者ごとに分散して管理されていると、必要な契約書を探すだけで多くの時間を要してしまいます。紙の書類や個別のフォルダで管理している場合、保管場所が分からず、確認作業が煩雑になってしまうでしょう。
こうした状況では、迅速な判断が求められる場面でも情報をすぐに確認できず、業務効率の低下や意思決定の遅れにつながる恐れがあります。
契約担当者がいないと契約内容が分からない
特定の担当者のみが契約内容や管理方法を把握している状態では、業務が属人化しやすくなります。異動や退職が発生した際に十分な引き継ぎが行われなければ、契約内容の確認や対応に時間がかかり、業務が一時的に停滞する可能性があります。
組織として安定した運用を行うためには、契約情報を共有し、誰でも一定の対応ができる体制を整えることが重要です。
ずさんな管理体制による情報漏えい・不正アクセス
契約管理のルールが明確でない場合、情報漏えいや不正アクセスといったリスクが高まります。契約書には取引条件や金額、個人情報など重要かつ秘匿性の高い情報が含まれているため、管理体制が不十分だと、必要以上に多くの人が契約情報へアクセスできてしまう恐れがあります。
その結果、意図しない情報漏えいや不正アクセス、データの改ざんなどが発生し、企業の信頼性に影響を及ぼす可能性も否定できません。
契約管理において重要なポイント
自社で契約管理を適切に行うためのポイントは、以下の通りです。
- 契約情報の一元化
- 有効期限や保管期限が把握しやすい状態をつくる
- 情報へアクセスするルールを定める
上記3つのポイントを押さえれば、業務効率の向上だけでなく、契約にかかわるリスクの低減にもつながります。
契約情報の一元化
契約管理を適切に行うためには、全ての契約情報の一元管理が欠かせません。契約書が部署や担当者ごとに分散していると、欲しい情報を見つけるのに時間がかかり、確認漏れの原因となります。
契約の種類や取引先、契約書名、契約期間、金額などの基本項目をまとめて管理することで、契約情報の全体像を把握でき、業務を効率よく進められるでしょう。
有効期限や保管期限が把握しやすい状態をつくる
契約管理では、契約書の有効期限や更新期限、保管期限を正確に管理することも重要です。期限を把握できていないと、不要な契約が自動更新されてしまったり、逆に重要な契約が失効してしまったりする恐れがあります。
また、契約書は法律によって保管期間が決まっています。期限を可視化し、事前に把握できる状態を整えることで、法的リスクの軽減やコスト管理の最適化につながるでしょう。
情報へアクセスするルールを定める
アクセス権限に関する運用ルールを整備するのも、安全かつ適切な契約管理を行うためのポイントです。契約書には、取引条件や金額、個人情報など秘匿性の高い情報が含まれるケースが多くあります。そのため、誰がどの契約情報に、どこまでアクセスできるのかといったルールを明確化することが重要です。
アクセス権限を適切に設定することで、情報漏えいのリスクを抑えられるだけでなく、意図的・偶発的なデータの破損や改ざんを防ぐことにもつながります。
契約管理システムを導入するメリット
これまで述べてきた契約管理のポイントは、自社内で運用することも可能です。しかし、契約情報の一元管理や期限管理、アクセス制御などを全て人手で対応するには限界があります。管理担当者の負担が増大するだけでなく、運用が形骸化したり、セキュリティ対策に抜け漏れが生じたりするリスクも否定できません。
こうした課題を解決する手段として有効なのが、契約管理システムの導入です。ここでは、契約管理システムを導入することで得られる主なメリットをご紹介します。
アクセス性の向上
契約情報を複数枚のシートに分散して管理していると、必要な契約書を探すだけで時間がかかり、確認作業が属人化しがちです。契約管理システムを導入することで、契約書名や取引先、契約期間などの条件で情報を一元的に検索・閲覧できるようになり、確認作業にかかる手間と時間を大幅に削減できるでしょう。
また、インターネット環境があれば場所や時間を問わずアクセスできるため、拠点間での情報共有やテレワーク時の確認もスムーズになります。
業務効率の改善
契約更新や期限管理を人手で行っていると、確認作業の負担が大きく、更新漏れや対応の遅れが発生するリスクがあります。契約管理システムを活用すれば、契約期限が近づいたタイミングで自動的に通知されるため、担当者が都度確認する必要がなくなるでしょう。
さらに、契約書テンプレートや電子署名機能を活用すれば、契約書の作成から締結までの一連の流れを効率化できます。契約情報が一元管理されていることで、担当者変更時の引き継ぎも円滑に行えるでしょう。
リスク管理の強化
契約書を紙媒体で管理・担当者個人に依存した管理が行われていると、契約書の行方が不明になる・紛失するといった物理的なリスクが高まります。また、契約更新日や解約通知期限の見落としによる、意図しない自動更新や機会損失といった運用上のリスクも増大します。
契約管理システムを導入することで、契約書をデジタルで安全に管理でき、重要な期日を自動で通知できるようになります。これにより、契約書の物理的リスクや運用上のリスクを大幅に低減し、企業運営の安定性を高めることができるでしょう。
さらに、契約の承認プロセスや変更履歴がシステム内に記録され、ユーザーごとにアクセス権限も設定できるため、不正な契約締結や情報漏えいのリスクを抑制します。これにより、会社の管理体制が整い監査対応もスムーズに行えるでしょう。
コストの可視化と最適化
契約ごとのコスト状況が把握しにくいと、不要な契約や重複契約に気付きにくく、コスト見直しが進みません。契約管理システムを利用すれば、拠点や部門ごとの契約内容や利用状況、請求額の推移を可視化でき、コストの見直しや最適化に役立てられます。
加えて、契約書を電子化して管理することで、保管スペースや印刷・郵送にかかるコストの削減も期待できます。
契約管理システムの選び方
契約管理システムは、機能や価格、提供形態がサービスごとに異なります。適切なステップで選定を進めることで、自社のニーズに合致した、導入後に後悔しないシステムを選ぶことができるでしょう。
現状課題を明確にする
まずは、現在の契約管理業務において何が課題となっているのかを明確にします。課題が整理できていなければ、どのようなシステムが自社に必要なのか判断できません。
たとえば、契約管理にかかわる問題には以下のようなものが挙げられます。
- 契約書の検索に時間がかかる
- 契約更新の漏れが多い
- 承認プロセスが複雑で業務が滞っている
現場で発生している問題を洗い出し、課題を可視化することで、システム導入の目的が明確になります。
必要な機能を見極める
課題が明確になったら、それを解決するためにシステムに求める機能を具体化しましょう。検索機能や期限管理、権限設定といった基本機能に加え、電子署名への対応や既存システムとの連携が必要かどうかも検討ポイントです。
併せて、予算の上限や求めるセキュリティレベルを整理しておくことで、選定の軸がぶれにくくなり、過不足のないシステム選びにつながります。
情報収集する
契約管理システムは数多く提供されており、それぞれに強みや特徴があります。機能やサポート内容、価格帯を踏まえつつ、自社の問題解決につながるサービスを検討しましょう。
また、導入実績やサポート体制などをあらかじめ確認しておくことで、導入後のミスマッチ防止に役立ちます。公式サイトから得られる情報だけに頼らず、資料請求やデモンストレーションを通じて、実際の操作感や運用イメージを確認することが重要です。
導入計画と運用体制を決める
契約管理システムは、導入後に継続して使われてこそ効果を発揮します。そのため、事前に導入スケジュールや運用体制を明確にしておくことが重要です。
従業員への教育や利用ルールの設定に加え、問い合わせ対応やトラブル発生時の対応フローを決めておくことで、運用が属人化するのを防げるでしょう。こうした準備を行い、システムを長期的に有効活用できる環境を整えておくことが大切です。
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