オンラインストレージとは？活用メリット、選定基準、注意点

2026年01月30日 掲載

企業のデータ管理やテレワーク環境の整備において、最適なオンラインストレージの選定は経営効率とセキュリティに直結する重要課題です。とはいえ、さまざまなオンラインストレージから自社に最適なサービスを選ぶのは容易ではないでしょう。

本記事では、オンラインストレージの仕組みから活用メリット、選定基準、注意点とリスク対策まで詳しく解説します。

1. オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上のサーバーやクラウド上のディスクスペースにデジタルデータやファイルを保存・共有できるサービスです。パソコンやスマートフォンなどのデバイスからインターネットを経由してデータを送受信・保存・管理でき、さまざまな場所からアクセス可能となっています。

従来のパソコン内蔵のハードディスクやUSBメモリーなどの物理的な保存媒体とは異なり、データはネットワーク上の専用サーバーに保管されるのが特徴です。サービス提供者は複数の場所にデータセンターをもち、データを分散して保存・バックアップすることで、万が一の障害に備えた冗長性を確保しています。

従来の保存方法との違い

オンラインストレージとこれまでの保存方法との違いは、データの管理方法です。

従来、データの保存はパソコン内のハードディスクや外付けHDD、USBメモリーなどの「ローカルストレージ」に行うのが一般的でした。一方、オンラインストレージはインターネット上にあるサーバーにデータを保管する仕組みです。

両者の主な違いを以下の表にまとめました。

特に法人利用においては、データ共有や同時編集の容易さに大きな違いがあります。従来の方法では、ファイルを共有する際にメールなどでのやり取りが必要で、複数人で作業する場合は「○○_ver2」「○○_最新版」といったファイル名の付け替えによる管理が煩雑でした。

しかし、オンラインストレージを利用すれば、複数のメンバーが同じファイルにリアルタイムでアクセスし、同時に編集作業を行うことが可能です。これにより、業務効率が大幅に向上し、最新版の管理も容易になります。

クラウドストレージとの違い

オンラインストレージとクラウドストレージは、どちらもインターネットを介してデータを保存・管理するサービスですが、厳密には異なる概念です。

オンラインストレージは、インターネット上にあるサーバーにデータを保存するサービス全般を指す広い用語です。主にシンプルなファイルのアップロード・ダウンロード機能が中心で、個人利用や小規模チームでの利用に適しています。

一方、クラウドストレージは、クラウドコンピューティング技術を活用した、より高度な機能を備えたストレージサービスです。

主な違いを以下の表にまとめます。

ただし、現在では多くのオンラインストレージサービスがクラウド技術を基盤としているため、両者の境界は曖昧になってきています。サービス選択時は、名称よりも実際の機能やセキュリティ、コストなどを比較検討することが重要です。

2. オンラインストレージ活用のメリット

オンラインストレージの導入で、企業はデータの保存・管理方法が大きく変わり、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現可能になります。具体的なビジネスメリットを理解し、導入判断の材料を得ましょう。

コスト削減と運用負担の軽減

オンラインストレージ導入により、企業はコスト削減と運用負担の軽減を期待できます。

従来のファイルサーバー運用では、以下のような初期投資が必要でした。

一方、オンラインストレージではこれらの設備投資が一切不要となります。月額または年額の利用料金のみで、すぐにサービスを開始できます。

運用面では、バックアップ作業やシステム監視、セキュリティアップデートなどの定期的なメンテナンス作業はサービス提供者が担うことになります。特にICT担当者の業務負担が軽減されるため、より戦略的な業務に人材を配置できるようになるでしょう。

さらに、利用状況に応じて容量を柔軟に増減できるため、将来的な拡張を見越した過剰投資も避けられます。必要なときに必要な分だけ容量を追加でき、無駄のない投資計画を立てることが可能です。

場所を選ばないアクセス性とテレワーク対応

オンラインストレージは、インターネット接続さえあればどこからでも必要なデータにアクセスできるため、オフィス、自宅、外出先など、場所に縛られることなく業務を遂行できます。特にテレワークにおいては、以下のようなメリットがあります。

さらに、災害時や感染症流行時などの緊急事態においても、迅速に在宅勤務へ移行できる環境を整えられるため、事業継続計画（BCP）の観点からも重要なツールとなります。

データバックアップとセキュリティ強化

オンラインストレージでは、企業の重要なデータを保護するためのバックアップ機能が備わっています。

例えば、自動バックアップ機能は、定期的にデータの複製が作成されるため、人的ミスやシステム障害によるデータ損失を防ぐことが可能です。毎日・週次・月次でのバックアップスケジュール設定や特定フォルダの自動同期、変更があったファイルのみの差分バックアップなどができるサービスもあるでしょう。

また、バージョン管理機能は、ファイルの過去の状態を保存し、必要時に以前のバージョンに戻せます。30日〜無制限の期間で履歴を保持するサービスであれば、誤って上書き保存してしまった場合でも復元しやすくなります。

さらに、データの冗長化により、複数のサーバーやデータセンターに同じデータを分散保存できるため、一ヶ所で障害が発生しても、他の場所からデータを復旧することが可能です。

これらの機能により、企業の貴重なデータ資産を多層的に保護し、ビジネスの継続性確保をめざせます。

共同編集によるコラボレーション向上

オンラインストレージは、ドキュメントなどのリアルタイムでの共同編集が可能です。複数のメンバーが同時に1つのファイルを編集できるようになると、チームの生産性が向上します。

また、従来のメール添付やUSBメモリーでのファイル受け渡しで生じていたファイルの重複や混乱、時間のロス、同時編集による上書きトラブルなどの問題が解消されるでしょう。

リアルタイムでの共同編集により、以下のメリットが実現します。

特に、時間や場所を選ばない作業環境は、テレワークが定着した現代において重要です。海外メンバーとのプロジェクトでも、時差を気にせず円滑な共同作業が実現できます。

ペーパーレス化とDX推進への貢献

オンラインストレージの活用は、単なる紙の削減にとどまらず、 企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進において重要な基盤となります。

書類や資料をクラウド上で一元管理すると、以下のような変革を実現することが可能です。

東京都が推進する「5つのレス」の取り組みでも、ペーパーレス化はDX推進の中核として位置づけられています。オンラインストレージは、こうしたデジタル変革を実現するための必須ツールといえるでしょう。

3. 法人向けオンラインストレージの選定基準

ビジネスシーンでオンラインストレージを導入する際は、企業の業務効率化とセキュリティの両立を実現するために、適切なサービス選定が不可欠です。以下4つの観点から、自社に最適なサービスを選定しましょう。

これらの基準を総合的に評価すると、自社のニーズに最適なオンラインストレージサービスを選定できます。

セキュリティ機能

企業の機密情報や顧客データを適切に管理するためには、多層的なセキュリティ機能が不可欠です。

法人向けオンラインストレージを選定する際は、以下の機能を重点的に確認しましょう。

さらに、サービス選定時は第三者機関によるセキュリティ認証の取得状況も重要な判断材料となります。ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）やSOC2（サービス組織の内部統制報告書）などの認証を取得しているサービスは、国際的な基準に準拠した運用がなされているため、信頼性の高い選択肢といえるでしょう。

容量と料金体系

法人向けオンラインストレージを選ぶ際、容量と料金体系は重要な検討要素の一つです。企業が扱うデータ量はデジタル化の進展や高解像度データの増加などから年々増加傾向にあり、適切な容量選択が運用コストに大きく影響します。

料金体系は、主に以下3つのパターンがあります。

サービスやプランによっても容量は異なります。コスト削減のためには、そのサービスの特徴や実際の使用量を把握し、無駄のない容量プランを選択することが大切です。

また、将来の事業拡大を見据えたスケーラビリティも重要な選定基準です。容量追加が柔軟にでき、追加コストが明確なサービスを選ぶと、無駄のない運用が可能になります。

操作性

オンラインストレージの操作性は、業務効率に直結する重要な要素です。使いにくいサービスを導入すると、社員の生産性低下や導入後の活用率低下につながります。

確認ポイントは以下のとおりです。

社内で利用しているOfficeソフトやメールシステムとの相性を考慮し、スムーズな業務フローを実現できるサービスを選択することが重要です。

サポート体制

トラブル発生時の迅速な対応や社内展開のスムーズさを左右するのが、オンラインストレージのサポート体制です。選定時には以下のポイントを確認しましょう。

特に、導入初期は社員からの問い合わせが増加するため、以下の資料が整備されているかも重要な選定ポイントです。

これらの資料が充実していれば、社内で一次対応しやすくなり、外部サポートへの問い合わせ件数を削減することが可能です。

また、定期的な操作研修やウェビナーの実施、専任の担当者配置など、プロアクティブなサポートを提供しているサービスを選ぶと、導入後の定着率向上にもつながります。

4. オンラインストレージ導入時の注意点とリスク対策

オンラインストレージの導入に際しては、便利さだけでなくセキュリティリスクや運用コスト増大、万が一の状況を想定した対策が不可欠です。企業に必要な対策を理解しましょう。

データ漏えい防止のための設定ポイント

オンラインストレージを利用する際、最も注意すべきは設定不備によるデータ漏えいです。適切な設定を行うと、情報漏えいリスクの軽減に寄与します。

まず重要なのは、アクセス権限の管理です。シンプルな階層構造の設計とグループ単位での権限設定を行い、定期的な権限棚卸しを実施しましょう。「必要な人だけが必要な期間のみアクセスできる」環境づくりが基本となります。

次に、共有設定の管理も欠かせません。共有ファイルには必ず期限設定を行い、必要のなくなった共有リンクが放置されないよう徹底することが重要です。

例えば、以下の設定がおすすめです。

複数のオンラインストレージサービスを利用している場合は、横断的な設定管理が課題となります。このような環境では、CSPM（Cloud Security Posture Management：クラウドセキュリティ態勢管理）などの一元管理ツールの導入も検討するのがよいでしょう。

運用コスト削減のためのヒント

オンラインストレージ導入後、運用コストが想定以上に膨らむケースも少なくありません。これを防ぐためには、まず定期的なリソース使用状況の棚卸しを行うことが重要です。

コスト削減方法の例は、以下のとおりです。

これらの取り組みを継続的に実施すると、オンラインストレージの運用コストを適正に保ちながら、業務効率化のメリットを活用できるでしょう。特に、定期的な見直しを仕組み化することが、長期的なコスト削減につながります。

障害発生時の対応策

オンラインストレージのサービス障害は、予期せず発生する可能性があります。そのような事態に備え、以下の対応策を事前に準備しておきましょう。

緊急時の連絡体制と復旧手順をマニュアル化しておくと、パニックを防ぎ冷静な対応が可能になります。定期的な訓練を実施し、全社員が適切に行動できる体制を構築しておくことが、ビジネスへの影響を抑える鍵となります。

5. オンラインストレージに関してよくある質問

オンラインストレージ導入を検討する際、多くの企業から寄せられる質問について回答します。導入前の不安や疑問の解消にお役立てください。

企業におすすめのオンラインストレージは何ですか？

企業におすすめのオンラインストレージは、利用目的や規模によって最適なものが異なります。使いやすくセキュアで多機能なクラウド型ストレージサービスを検討中なら、NTT西日本のおまかせクラウドストレージがおすすめです。

買い切りのオンラインストレージはありますか？

買い切りのオンラインストレージもあります。一度支払えば永続的に利用できるため長期利用を前提とする企業にはコスト削減につながりますが、初期費用が高額、サービスが終了するリスクがある、機能アップデートやセキュリティ更新にコストがかかる場合があるなどの懸念点もあります。

セキュリティ面でみると、企業にはオンラインストレージのほうがおすすめです。多くの企業向けオンラインストレージサービスでは、定期的なセキュリティアップデートが自動で適用されるため、ICT担当者の負担軽減にもつながります。

オンラインストレージとファイル転送サービスの違いは何ですか？

オンラインストレージがファイルの長期保存や共同編集に適しているのに対し、ギガファイル便などのファイル転送サービスは一時的な大容量ファイルの共有に特化しています。

特に法人利用では、単なるファイル転送だけでなく、アクセス権限の詳細な設定やログ管理、監査機能などセキュリティ面での充実が求められるため、業務効率化とセキュリティ強化の両立をめざすなら、オンラインストレージの導入が最適な選択となるでしょう。

6. まとめ

オンラインストレージは、従来の物理的な保存方法と異なり、インターネット経由でどこからでもアクセス可能となる便利なツールです。導入により、コスト削減と運用負担が軽減する、データバックアップとセキュリティ強化を図れるなどのメリットが享受できます。

法人利用においては、セキュリティ機能や容量・料金体系、操作性、サポート体制といった観点で検討するのがおすすめです。企業の業務形態やニーズに最適なサービスを選定し、効果的に活用すると、業務効率化とセキュリティ強化の両立が可能になるでしょう。