神田外語大学さまの事例概要

通学証明書発行業務に関わる業務効率化・学生の利便性向上を実現

導入背景

2024年4月以降、鉄道各社の通学定期乗車券の発売方法が見直され、通学証明書に「卒業予定年月日」の記載が必須となりました。神田外語大学様では、従来、在学を証明する「在籍確認シール」を学生証裏面に貼付する方式を採用されていましたが、卒業予定年月日の追加が必要となったことを契機に、証明書形式への移行をご検討されました。

導入内容

「証明書発行サービス」（2024年4月導入）

証明書をスマホ等オンラインで申請・決済しコンビニ等で発行できる「証明書発行サービス」を導入し、学生が大学窓口に並ばず証明書を取得できる体制を整備されました。
「駅すぱあと通学定期Web^※1」および「通学証明書発行オプション」（2025年4月導入）

通学経路の申請・承認をWeb上で行える「駅すぱあと通学定期Web」と、証明書発行サービスのオプションサービスである「通学証明書発行オプション」を導入。自宅住所（または最寄駅）と大学最寄駅をもとに、大学さまが設定した基準に沿って最短経路を自動反映し、通学証明書として証明書発行サービスから受け取れる仕組みを構築されました。
加えて、「学生情報自動連携機能^※2」を採用し、教務システムとの接続により、通学定期Webに学生情報を事前登録できる仕組みを導入しました。

サービス導入後の変化

職員は、従来の窓口での「在籍確認シール」配布対応や、Googleフォームで収集し手作業でされていた経路確認業務など、年度初めの繁忙期に大きくかかっていた業務負担が、サービス導入により軽減されました。これにより、新学期、入学シーズンの学生対応など本来注力すべきコア業務に時間を割くことが可能となっています。

学生にとっても、時間や場所を気にせずオンラインで申請しコンビニで証明書を受けとれるようになり、発行までのスピードと利便性が向上しました。

さらに、「学生情報自動連携機能」によって、教務システムの学生情報を事前に取り込み、申請時に自動反映できる仕組みを実現。学生情報の事前登録作業が効率化されただけでなく、住所が古い場合は再登録を促すことで、大学側は最新の住所情報を確保できるようになり、通学経路データと住所情報の管理精度が向上しました。

【導入概要】

サービス導入時期
2025年4月～
対象学生数
約4,000名
対象キャンパス
幕張キャンパス

「駅すぱあと通学定期Web」はヴァル研究所株式会社が提供するサービスです。（https://www.val.co.jp/topics/20240326）
駅すぱあとの名称およびマークは、株式会社ヴァル研究所の商標または登録商標です。
「学生情報自動連携機能」：証明書発行サービスにてお預かりしている最新の学生情報を、駅すぱあと通学定期Webに連携させる機能です。

お客さまの声

学生支援部齋藤さま: 神田外語大学では、2023年度まで通学証明書として「在籍確認票シール」を配布しておりましたが、新年度の窓口が混み合う時期には長蛇の列ができるなど、学生・職員双方にとって大きな負担となっていました。こうした課題に加え、鉄道各社より「通学証明書への卒業予定年月日の記載」が求められたことを契機に、通学証明書を証明書発行サービスで発行できるようにシステムを導入し、窓口に来ることなく証明書を取得できる体制を整えました。
システムの導入により利便性は向上しましたが、通学区間の確認作業に時間を要し、発行までに最大4営業日を要するという新たな課題も生じ、職員の業務負担や学生の満足度低下に影響を及ぼしていました。
これらの課題を受け、2025年4月より「通学証明書発行オプション」を導入。学生がシステム上で通学区間を選択することで、最短経路が自動的に証明書へ反映されるようになり、申請から発行までの迅速化と業務効率化が実現できました。

お客さま情報

神田外語大学さま

神田外語大学さまのホームページへ

大学概要	1957年、初代学院長・佐野公一によりセントラル英会話学校（東京･神田）から始まり、本学は1987年千葉･幕張に開学し2027年、開学40周年を迎える。 2学部（外国語学部、グローバル・リベラルアーツ学部）、1研究科を擁する。

※ 掲載の情報は2025年10月現在のものです。
※ サービスの導入効果はご利用者さまの声に基づくものであり、お客さまのご利用状況により効果は異なります。