進化する最新ビジネスフォン（第2回） なぜスマホが普及した今も、ビジネスフォンのニーズがあるのか？

スマホが普及した今でも、オフィスの固定電話のニーズはある

　今やスマートフォンは、私たち生活には欠かせない存在です。そのため、ビジネスシーンでも、従業員に対してスマホを貸与している企業も多いでしょう。スマホがあれば、従業員は外出先でも電話やビジネスチャット、業務報告が行えることになります。そのため、外出が多い営業スタッフやテレワークを行う機会の多いスタッフに貸与することで、業務の効率化を図ることができます。

　ビジネスシーンにもスマホが普及し始めていることは、「オフィス用のビジネスフォン（固定電話）はもはや不要」と考える企業が多数派になっている、ということも予想されますが、データを見る限り、ビジネスにおいて固定電話のニーズはまだまだ根強く存在しているようです。NTT西日本が発表している「電気通信役務契約等状況報告」という資料によれば、2022年3月現在、管轄内の事務用固定電話の契約件数は約148万件以上となっています。

なぜ企業はオフィスにビジネスフォン（固定電話）を置くのか？

　しかし、ビジネスシーンでもスマホの使用が当たり前になりつつある今も、なぜビジネスフォンに一定のニーズが存在するのでしょうか？　理由一つに「社会的信用の獲得」が考えられます。市外局番付きの番号は、取得した地域によって頭の番号が決められます。このため、固定電話の番号を持つことは、「そこに実在する企業である」という裏付けになり、顧客の信頼感にも通じることになります。

　別の理由には、内線通話の利用を想定しているということも考えられます。例えばある程度規模の大きい企業で、フロアやオフィスが分かれている場合、内線は社内コミュニケーションのための便利な機能です。内線同士の通話には電話料金はかからず、代表電話にかかってきた外線を、内線で取り次ぐことも可能です。

　この他、FAXの利用を想定している側面もあるでしょう。現在日本ではデジタル化が推進され、同時にペーパーレス化も進みつつありますが、ビジネスシーンにおいてはFAXもまだまだ連絡手段として活用されています。社外からのFAXによる連絡を受け付けるために、固定電話回線を利用しているケースも想定されます。

スマホとビジネスフォンの併用で、業務の負担はもっと減らせる

　このようにまだまだ利用する企業が多いビジネスフォンですが、当然ながらスマホとは違って、オフィス外では使用できません。しかし現在では、スマートフォンと連携することで、外出先やテレワーク中でも、便利に使えるビジネスフォンも登場しています。

　例えば担当者が出張中に取引先から電話がかかってきた場合、従来のビジネスフォンであれば、電話をオフィスに居る従業員が取り、その従業員から担当者に着信内容を連絡し、担当者が外出先から取引先に連絡する、といった過程を経ることになります。これでは自社にとっても手間であり、取引先にとっても折り返しを待たせることになるため効率が悪くなります。

　しかし、スマホの内線化機能を持つ一部のビジネスフォンであれば、取引先からオフィスにかかってきた電話を、電話を取った従業員から担当者スマホに取り次ぐことが可能になります。工程が大幅に短縮でき、自社・取引先双方の負担が減ることになります。さらに、外出先から取引先に対し、会社の電話番号で電話をかける機能を備えたサービスもあります。従業員の個人スマホの番号を取引先に知られることもないうえ、会社の番号から発信することで、相手に安心感を与えることにもつながります。

ビジネスフォン＋スマホの連携が業務を効率化する

　ビジネスフォンにはその他にもさまざまな機能が利用できます。例えば、ドアホンとの連携や、かかってきた電話を自動／手動で録音する機能、工場における構内放送との連携、保留音の変更などにも対応します。一見すると“古い固定電話”というイメージを持ちがちなビジネスフォンですが、実はスマホなど他の機器との連携することで、ビジネスシーンをより便利にしていくことが可能なツールに進化しています。

　もし、職場の電話環境を更改する場合は、やみくもにスマホを導入するだけでなく、スマホとビジネスフォンを併用し、より便利に活用する方向で検討してみてはいかがでしょうか。