進化する最新ビジネスフォン（第1回） ビジネスフォンの寿命は「約7年」？無視すると非効率！？

オフィスの電話には“寿命”がある

　オフィスの必需品の一つが「電話」です。顧客やビジネスパートナーに連絡する際、もしくは相手側からの連絡を受ける際、令和の今でも電話は欠かせません。普段の業務で当たり前のように使用されている電話ですが、実は「寿命」が存在します。

　オフィス向けに提供されている電話機には、基本的には部品の保守期限が存在されており、その目安は販売終了後7年となっています。言い換えれば、電話環境は販売終了から7年経過する前に見直す必要がある、ということになります。

7年前の当たり前は、コロナ禍後の世界では不便に

　例えば2023年に電話の保守期限を迎えるとした場合、7年前はコロナ禍前の2016年です。2016年当時は、オフィス外で業務を行うテレワークはまだ普及しておらず、スタッフ全員がオフィスに出社し働くことが当たり前の時代でした。その頃に電話環境を導入したのであれば、オフィスにスタッフが常時出社している前提で構築されているケースがほとんどでしょう。

　コロナ禍を経た2023年の今、オフィスに出社することは必ずしも当たり前のことではなくなりました。出張先や外出先から働いたり、テレワークを行ったりすることも一般的になりつつあります。しかし、オフィスの電話環境がコロナ前と同じ場合、従業員がオフィスにいない状態で、顧客から電話が掛かってきても、電話を取ることはできません。また、オフィス外から取引先に電話を掛ける際も、オフィスの番号から相手側に発信することもできません。

　このように、電話環境がコロナ禍前に整備したままの企業では、電話関連の業務で煩わしさが生じている可能性があります。そのため、今後電話環境を整備する機会が訪れた際には、テレワーク中でも電話業務がつつがなく行えるよう、新たな機能を搭載した電話システムを導入する必要があるでしょう。

進化しているビジネスフォン

　実は、これまで当たり前に使われてきたオフィスに設置されている電話（ビジネスフォン）も時代に合わせて進化しています。例えば従業員自身が持つスマートフォンと連携することで、社内や外出先問わず、どこからでも会社の電話番号で発信・着信が可能なビジネスフォンも誕生しています。

　こうした新しい機能を備えたビジネスフォンを利用することで、従業員は自分のスマホからでも通話料金を気にせずビジネス利用でき、企業側も業務用のスマホを従業員に支給する必要がなくなるため、コストの削減も期待できます。

　スマホをそのままビジネスに使うのではなく、ビジネスフォンを利用した上で使うメリットは他にもあります。例えば、業務でスマホのみを利用している場合、自身が通話している場合は、別の電話に対応できません。しかし、ビジネスフォンであれば、代わりの従業員が対応することが可能です。

　また「代表電話を取りたい」「BYODでのスマホ利用時に、会社番号で発信を行いたい」といった要望がある場合は、最新のビジネスフォンを導入するメリットは大きいといえるでしょう。会社の信頼感の醸成にもつながります。

クラウドPBXという選択肢も

　他にもビジネスにおける新しい電話のあり方として、クラウドPBXというものがあります。クラウドPBXは、外線・内線・転送といったビジネスフォンの電話機能を、スマホやPC上で利用できるようにしたサービスで、特にテレワークやフリーアドレスを推進している、あるいは従業員の出張や外出が多い企業に向いています。オフィスにPBXなどの大規模な通信設備を設置する必要がないため、導入も簡単です。

　しかし、クラウドPBXは便利な一方で、インターネット環境によっては通話品質が安定しないといった問題があります。また、代表着信機能が弱く、実現するとなるとビジネスフォンでの設計時よりもコストが掛かるケースもあり、導入のハードルが高くなってしまう可能性もあります。音声ガイダンスの再生や着信拒否などの設定といった、ビジネスフォンでは容易に行えた機能も使えないケースがあるため、導入を検討する場合には、自社の電話利用環境を改めて考えると良いでしょう。

電話環境の更改は、業務効率化／コスト削減の大チャンス

　社会の変化に伴って、企業が電話に求めるニーズは変化しており、そのニーズに応えるテクノロジーやサービスも登場しています。電話環境の更改時期を迎えた際には、「今と同じ環境で」と億劫がらずに、さまざまな選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。きっと業務効率化やコスト削減につながるはずです。