ニューノーマル時代の電話問題解決法（第2回） ビジネスチャンスを逃さないテレワーク下の電話運用

　新型コロナウイルス感染症の流行の影響を受け、テレワークが普及しています。テレワークでは、Web会議ツールやビジネスチャットを用いることで、自宅や外出先など、オフィス外でも業務をスムーズに進めることが可能です。感染防止効果はもちろん、業務効率化の観点でもメリットがあるため、すでに導入している企業も多いでしょう。

　しかしテレワークには、オフィスでは以前は当たり前の存在だった“モノ”がありません。その1つが、オフィスの固定電話。テレワーク下での固定電話の運用は、従来と同じというわけにはいきません。

オフィスにあってテレワークにないモノとは？

　一般的にオフィスにおける固定電話は、代表電話と部署ごとに電話番号が割り振られ、電話を取った従業員が担当者に取り次ぐ形が一般的な対応でした。しかし、テレワークにおいては、そもそもオフィスに従業員がいないため、固定電話の取り次ぎも難しくなりました。

　企業によっては、固定電話を受けるため、専任スタッフが出社して対応しているケースもあるでしょう。ただこの場合、当該スタッフはずっとテレワークができないことになってしまいます。加えて、掛かってきた電話を、自宅でテレワークをしている担当者にどのように取り次ぐのか、という課題も発生します。

　こうした状況を放置すれば、ビジネスにさまざまなデメリットが生じてしまいます。例えば、見込み顧客からの代表電話への問い合わせにスムーズに対応できなければ、ビジネスチャンスの喪失につながります。また、取り次ぎに手間取り、時間がかかってしまえば、顧客満足度の低下を招きかねません。

　テレワーク中でも、オフィスと変わらない電話運用をするためには、どのようにすればよいのでしょうか？　理想はオフィス以外の場所であっても、従業員がスマートフォンやパソコンを使い、これまでビジネスで利用していた電話番号でそのまま発着信ができるようになることです。

なぜクラウド電話はテレワークに有効なのか

　こうしたテレワーク下での諸課題は、「クラウド電話」を導入することで解決できます。

　クラウド電話とは、発信や着信といった電話の機能をクラウド上のサーバーから提供するサービスです。スマートフォンやパソコンに、専用アプリをインストールし、各種の初期設定を行うことで、テレワーク中や外出先でも、オフィスで以前から利用していた信頼性の高い「0AB~J（※）」の固定電話番号で発着信が可能になります。
※0AB~J…「06-XXXX-XXXX」のような、一般の固定電話に割り当てられている10桁の電話番号のこと

　電話を受けるときも、かけるときも、以前からビジネスで利用しているなじみのある電話番号がそのまま使えるため、新たに電話番号を変更する必要はありません。その他にも以下のようなメリットがあります

・取り次ぎにかかる手間の軽減
　クラウド電話では、相手先が企業保有の固定直通電話番号に掛けた電話は、従業員がそれぞれ持つスマホやパソコンに着信するため、オフィスのような取り次ぎの手間がなくなります。顧客や取引先の問い合わせにも迅速に対応でき、ビジネスチャンスを逃すことなく、顧客満足度の向上や信頼性の獲得にもつなげることも期待できます。

・電話関連設備のコスト削減が可能
　クラウド電話導入の際にはPBX（電話交換機）のような大掛かりな設備が不要になります。電話機も従業員個人のスマートフォンを用いることができるため、機器を管理・運用する手間もなくなります。オフィスの新設や移転、レイアウト変更する際にも現地での工事が必要なく、スムーズに電話環境を整えることが可能になります。

・離れた拠点間の通話も、内線扱いに
　クラウド電話同士の通話は内線扱いとなるため、拠点が複数あり、拠点間通話が多い場合には、コスト削減効果も見込めます。

クラウド電話で、外出先でもオフィスと同等の電話環境を

　オフィスの中であろうと外であろうと、電話対応に手間取ってしまうことは、ビジネスにとって大きな痛手となります。電話の取り次ぎなどで待たせすぎることで、新規顧客とのビジネスチャンスを逸してしまったり、既存顧客にストレスを与えて信用が失墜してしまったりする恐れもあります。テレワークを行っていなくても、従業員の出張や外出が多く、電話の取り次ぎにかかる手間や時間を改善したいと考えている企業も多いでしょう。

　クラウド電話は、こうしたオフィス外におけるビジネス電話の課題を解決できるサービスです。働き方が多様化し、現在の電話環境に不満を抱えている。あるいは、PBXの更新時期が迫っていて、電話環境の更改を考えている場合は、クラウド電話を検討してもよいかもしれません。