流行りの「視える化」でビジネスはどう変わるのか（第1回）業務を「視える化」すれば経営の精度はもっと高められる

公開日：2022.02.14

　社会環境の変化に合わせて仕事を変えようとしても、業務が「視える化」できていなければ適切な手は打てません。今回は業務を視える化する、あるサービスを紹介します。

経験や勘に頼った企業は、社会の変化に追いつけない？

　人口減少による慢性的な人手不足や、国を挙げて推進される働き方改革、さらにはコロナ禍によるテレワークの拡大など、ビジネスを取り巻く環境は目まぐるしく変化しています。企業の経営者には、こうした社会の変化に臨機応変に対応することが求められています。

　とはいえ、今まで続けてきた仕事のやり方を急に変えるのは簡単ではありません。たとえテレワークをするにしても、誰がどの仕事を、どれだけの時間をかけているのか、その仕事はオフィス外でもできる仕事なのか、従業員の業務内容と勤務時間が把握できていないと、すぐにテレワークに切り替えるのは難しい話です。

　特に、経営者や幹部の経験や勘を頼りに業務を進めている企業の場合は、環境の変化に合わせて仕事を変えていくのは難しいかもしれません。なぜなら、今までの勘や経験が、新しい時代に通じるとは限りませんし、仕事のやり方を変える際も、なぜ今までの方法では駄目なのか、その根拠が従業員にうまく伝えられず、社内で理解が得られない恐れも十分に考えられるからです。

仕事の「視える化」をしないと、優秀な人材がいなくなる！？

　環境の変化に合わせて業務を改善していくためには、業務の「視える化」が求められます。例えば従業員の業務ごとの労働時間を記録し、グラフなどで可視化すれば、どの業務で長時間労働が続いているのかが分かり、経営者は業務分担の見直しに取り組むことができます。

　ほかにも、業務の視える化が進んでいない企業の場合、仕事が属人化してしまい、従業員同士の情報共有もできなくなり、業務改善のポイントそのものが分からなくなってしまう恐れがあります。その結果、業務が従業員に適切に分担されず、商品やサービスの品質が低下し、最悪の場合はスキルやノウハウをもつ従業員の不満が募り、退職してしまうケースも考えられます。

　業務の視える化を行えば、経営者にも従業員にとっても、自社がどのような業務を行っているのかが把握できるようになります。業務内容を改善する際も、双方納得したうえで変えていくことが可能になるため、業務の視える化は、組織のマネジメントの精度を高めるきっかけとなるでしょう。

AIが業務を自動で「視える化」する

　それでは、どのように業務を視える化すればよいのでしょうか？最も簡単な方法が、業務の視える化をサポートするツールを用いることです。今回は、NTT西日本の「おまかせAI 働き方みえ～る」というツールで視える化する方法を紹介します。

　おまかせAI 働き方みえ～るは、パソコンの操作ログをAIが分析し、働き方の課題を視える化するツールです。分析されたデータは毎月自動でレポートとして提出されるため、自社内で分析資料を作成する必要もありません。AIにより、繰り返し行っている業務の有無も分析できるため、RPAのような自動化ツールの導入の検討にも利用できます。

　セキュリティ面でも、USBメモリーや、外部ストレージへの重要データの持ち出しの有無が表示され、情報流出のリスクも視える化できます。さらに、ウイルス対策の有無、OSバージョンの最新化が行われているかどうかのチェック、メモリーや空きディスクの容量を表示といった機能も備えています。