オンライン会議お悩み相談室（第6回） Zoom画面を使って共同で書き込み作業をしたい

公開日：2021.06.24

■お悩み
Zoomで頻繁にオンライン会議を行うのですが、資料を共有してもらっても一方通行に感じるときがあります。会議室のブレーンストーミングのように、みんなで書き込んだり共同作業したりできませんか。（千葉県 T.Kさん）

■お答え
「ホワイトボード」機能を使って、みんなで共同作業をしよう

　オンライン会議の便利な機能の1つに、画面を共有して資料などを映しながら説明したりプレゼンテーションしたりできる機能があります。紙を配布しなくても必要な資料を見せながら説明できるので、上手に使えば相手の理解を深めやすくなります。とはいえ、画面共有はどうしても一方的になりがちです。発言者が決まっているプレゼンテーションなどには効果的ですが、参加者が互いに考え、発言し合いながら何かを作り上げていくスタイルのミーティングにはあまり向きません。

　会議室でブレーンストーミングするときのように、ホワイトボードでもあればと思うわけですが、Zoomにはまさに「ホワイトボード」という機能が用意されています。画面共有の際に使う「共有」ボタンを選び、共有画面を選択する画面が開くと、その中に「ホワイトボード」という画面が見つかります。これを選んで共有すると、参加者のZoomの画面上に共有できるホワイトボードが表示されるのです。

　ただし、通常の画面共有と同じで、権限の設定をしていないとホストしか共有できません。ゲストがホワイトボードを共有できるようになるには、ホストが「セキュリティ」のポップアップメニューから「画面の共有」に許可を入れます。これで、参加者も共有が可能になります。とはいえ、ホワイトボードは皆が書き込む機能なので、ホストがホワイトボードを共有すれば共同で作業を始められますね。

▲「画面の共有」から「ホワイトボード」を選択してホワイトボードを共有。ゲストに共有の権限を与えるときは、「セキュリティ」から「画面の共有」にチェックを入れる

　ホワイトボードが起動すると、Zoomの画面に文字通り真っ白な「ホワイトボード」が現れます。メニューバーには、「選択」「テキスト」「描き込む」「スタンプ」「スポットライト」などの項目があり、例えば「テキスト」を選んで入力していけば、皆で議論したい課題を書き込んでいけるというわけです。

　参加者が、「ホワイトボードに書き込みたいけれど、メニューバーが出ていない」という場合もあるでしょう。そんなときは、ポインターを画面の上部に動かしてZoomのメニューバーを表示させます。右側に「オプション表示」という項目がありますので、ここをクリックして、開いたプルダウンメニューから「コメントを付ける」を選びます。すると、ホワイトボードのメニューバーが表示されます。

真っ白なホワイトボード画面が開く。メニューバーから、例えば「テキスト」を選べば文字を書き込める。メニューバーが出ていない場合は、ポインターを画面上部に移動させ、「オプションを表示」から「コメントを付ける」を選ぶ

ホワイトボードは切り替えや保存もできる

　メニューバーの「描き込む」には、手書きや直線、矢印、図形などのツールが並んでいます。強調したい部分を手書きの丸で囲んだり、引き出し線を付けたりすれば、リアルなホワイトボードに近い使い方ができますし、テキストを使えば手書きよりもきれいな文字が表示できます。スタンプなども、ブレーンストーミングでは有効かもしれません。1人ひとりが異なる色で書き込めば、分かりやすく共同作業できます。

　ホワイトボードは複数画面使ったり切り替えたりもできます。右下の「＋」マークをクリックすれば新しいホワイトボードが開きます。

▲文字や手書き、スタンプなど、カラーを選んで相互に書き込め、まさにホワイトボード的な作業がオンラインで実現できる。複数のホワイトボードを使いたいときは、右下のボタンから

　リアルのホワイトボードでブレーンストーミングをしていた頃、書き込んだ画面をホワイトボード用の専用スキャナーとプリンターで印刷した時代もありました。最近は、スマホで写真を撮ってスムーズに共有するというスタイルが多いかもしれません。Zoomのホワイトボード機能でも、皆で作業した結果を保存して手軽に共有できます。