オンライン会議お悩み相談室（第8回） Zoomの機能をもっと素早く使いたい

■お悩み
Zoomで会議をしているとき、ミュートのオン/オフやビューの切り替え、画面共有の開始など、搭載されている機能を使う場面がちょこちょこあります。マウスがあればまだよいのですが、ノートパソコンのタッチパッドだと操作がしづらく、もっとスムーズに使える方法があったらいいなと思います。何かいい方法はありますか。（奈良県 D.Tさん）

■お答え
ショートカットを活用してキーボードで操作

　オンライン会議を頻繁に利用するようになって1年以上が経過し、オンライン会議自体には慣れてきた人が多いと思います。それだけに、搭載されている機能をある程度使いこなして会議を円滑に進めるのも当たり前になってきています。1年前だったら操作にもたついても、「慣れていなくてスミマセン」と説明すれば参加者も納得してくれたかもしれませんが、今となってはスムーズに操作できるのが前提になってしまった感があります。

　あちこちのボタンを操作するとなると、相談者さんのようにノートパソコンのタッチパッドが操作しづらいと感じる場面もあるでしょう。また、急に外の騒音が入ってミュートにしたいけれど、手にはマグカップがあって操作できないなんて場合もあります。慌てて飲み物をパソコンにこぼしたりしたら大きな損害につながりかねません。

　そんなときに使ってみたいのが「キーボードショートカット」です。みなさんもパソコン操作をするときに、「Ctrl」と「C」、「Ctrl」と「V」のように複数のキーを押すと「コピー」や「ペースト」ができるのをご存じでしょう。これと同じように、Zoomにもキーボードショートカットに多くの機能が割り付けられています。

　相談者さんの質問にあった、Zoom操作のキーボードショートカットを確認してみましょう。まず、ミュートのオン/オフです。自分の音声をミュートにしたりミュートを解除したりするには、「Alt」＋「A」の2つのキーを押します。これで、マウスなしでもすぐに音が流れてしまうのを阻止できるのです。会議中の部屋に突然子どもが声を上げて入ってきたり、選挙カーや廃品回収業者のトラックのアナウンスが聞こえてきたりといった急を要するミュートも、ショートカットキーならすぐに対応できそうです。

　画面共有の開始/停止も、キーボードショートカットなら「Alt」＋「S」を押すだけです。一般的なキーボードは「S」の隣が「A」なので、「画面共有しようとしたら音が止まった」などというミスには気をつけたいものですが。もう1つ、ビューの切り替えは、スピーカービューへの切り替えが「Alt」＋「F1」、ギャラリービューへの切り替えが「Alt」＋「F2」に設定されています。

▲オンライン会議中に頻繁に利用しそうなキーボードショートカット。ミュートのオン/オフは覚えておくと、突然のせきやくしゃみに襲われたときにも、ミュートが間に合うかもしれない

　この他にも、例えば会議中の画面のスクリーンショットを撮りたいときは、「Alt」＋「Shift」＋「T」を、手を挙げる/下げるときには「Alt」＋「Y」を、ミーティング中にチャットパネルを開いたり閉じたりするには「Alt」＋「H」をキーボードショートカットとして使えます。覚えるまではちょっと大変かもしれませんが、よく使う機能のキーボードショートカットを覚えてしまえばとっても便利です。

▲スクリーンショットも「Alt」＋「Shift」＋「T」で簡単に撮れる。範囲を指定してキャプチャできるのが便利。手の挙げ下げ、チャットパネルの開閉も、慣れるととてもスムーズ

設定からキーボードショートカットを確認

　とはいえ、キーボードショートカットには何があるのか、自分にとって何が便利で覚える必要があるのかは、できることを知ってから考えたいもの。もちろんZoomにはキーボードショートカットを一覧できる準備があります。設定画面を開き、項目から「キーボードショートカット」を選ぶと、ショートカットの一覧が表示されます。

▲Zoomの設定画面の開き方は複数あるが、会議中なら「ミュート」または「ビデオ」のアイコンの右にある「∧」をクリックし「オーディオの設定」または「ビデオの設定」を選ぶのがスムーズ。開いた設定画面で「キーボードショートカット」を選ぶ

　ここを見れば一目瞭然。Zoom操作に対するキーボードショートカットが並んでいます。ここから自分に必要なショートカットをチェックして覚えてしまえば、操作のわずらわしさを軽減できるはずです。一覧のショートカットが表示されている部分、例えば「Zoomポップアップウィンドウをナビゲート」ならば「F6」の部分をクリックします。ショートカットはカスタマイズも可能です。

▲「キーボードショートカット」の画面の例。このように「どのキーとどのキーを押すとショートカットで機能を利用できるかが表示されている

一覧画面には「グローバルショートカットを有効化」のチェックがあります。グローバルショートカットとは、Zoomをアクティブなウインドウとして使っていないときにもキーボードショートカットが有効になるというものです。デフォルトでは、Zoom利用中にWebブラウザーやWordなど他のアプリをアクティブにしているときに、Zoomに画面を切り替えたり、Zoomの操作パネルを起動したりする操作にチェックが入っています。これはそのままにしておいて問題ないので、あまり気にしなくてもいいでしょう。

　キーボードショートカットを使いこなせるようになると、会議中にマウスやタッチパッド、機器によっては画面のタッチパネルを操作するアクションが少なくて済みます。楽になる半面、ことによると画面の向こうの上司などから、会議に積極的に参加していないようなイメージを持たれるなんてリスクもあるかも。キーボードショートカットで操作は省力化しながら、会議には力を入れて参加しているとアピールするといいかもしれませんね。